انبارگردانی جزو مقوله های بسیار مهمی است که اکثر کسب و کار های بزرگ با آن به نوعی در ارتباط هستند. با توجه به این نکته نباید لزوم داشتن اطلاعاتی هرچند اندک را در رابطه با انبار گردانی نادیده و یا دست کم گرفت.در تعریف انبار گردانی میتوان اینطور بیان کرد که انبارداری یکی از فرآیندهای بسیار حیاتی شرکت‌های بزرگ (تولیدی، صنعتی و بازرگانی) است.
مدیریت و کنترل موجودی انبار می‌تواند از تحمیل ضرر و زیان‌های احتمالی تا حد قابل ملاحظه ای جلوگیری کند. استفاده از نرم‌افزار انبار به مدیریت بهینه عملیات انبار کمک شایانی خواهد کرد؛ زیرا کنترل موجودی دقیق‌تر انجام شده و باعث عدم توقف عملیات تولید می‌گردد. همچنین عملیات ورود، خروج، جابجایی و تحویل کالا به خوبی هدایت و کنترل می‌شود.
به‌طور کلی، سه نوع انبارگردانی وجود دارد: انبار گردانی پایان سال، میان دوره و موردی که با نام دیگر رندوم نیز شناخته شده است.
به عملیات کنترل کردن فضای انبار به صورت فیزیکی، شمارش موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص به صورت دستی و عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا را مورد بررسی قرار دادن انبارگردانی گفته می شود.براساس استانداردهای آشنایی با روشهای انبارگردانی حسابداری این عملیات را باید حداقل یک بار در سال در انبار شرکت های کالا محور انجام داد که البته امکان اینکه تعداد انبارگردانی ها با توجه به تعداد کالاهای موجود در انبار و میزان اهمیت آن بیشتر باشد نیز وجود دارد.
عملیات انبارگردانی حتما باید در حضور سرپرست انبار انجام شود به دلیل اینکه او محلی که کالاها در آن قرار گرفته اند را به طور کامل تحت نظر می گیرد و این موضوع باعث می شود روند کار با سرعت بیشتری پیش رود همچنین سرپرست عملیات، گروه کنترل و گروه های شمارش که هر یک از گروه ها از یک نفر شمارشگر و یک نفر ثبت کننده در تگ های شمارش تشکیل شده باید در عملیات انبارگردانی حضور داشته باشند.
اهداف آشنایی با روشهای انبارگردانی چیست؟
در انبار هر شرکتی موجودی هایی می باشد که موجودی های انبار آن به عنوان دارایی تجاری آن در نظر گرفته می شود به همین دلیل در پایان سال مالی در برآورد کردن سود و زیان شرکت های بزرگ که در انبار حجم زیادی از کالا را دارند نقش بسیار مهمی ایفا می کند.
پس لازم است در پایان دوره مالی حداقل یکبار موجودی انبار را انجام داد تا یکسان بودن میزان موجودی با کاردکس حسابداری و انبار مورد بررسی قرار گیرد اما اگر موجودی کالای یک شرکت کم بود در این صورت انبارگردانی رخ نمی دهد و با استفاده از یک سیستم صحیح و اصولی موجودی انبار کنترل خواهد شد.
پس هدف اصلی از شمارش موجودی انبار در آشنایی با روشهای انبارگردانی این است که از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالاها اطمینان حاصل شود علاوه بر آن در صورتی که انباردار یا سرپرست انبار در شرکتی سمت خود را به شخص دیگری واگذار کند و انبار را در اختیار سرپرست جدید قرار دهد انبارگردانی به طور کامل رخ خواهد داد
به دلیل اینکه انباردار و پرسنل انبار نسبت به کالاهای موجود، حفظ و نگهداری آن مسئولیت دارند و این مسئولیت ایجاب خواهد کرد که همواره میزان موجودی ثبت شده با استفاده از سیستم مناسب مورد بررسی و تحت کنترل قرار گیرد و همواره در انبار نظم فیزیکی برقرار شود همچنین در مواردی که میان بخشهای مختلف یک شرکت یا سازمان در مورد موجودی اختلاف نظری وجود دارد برای اینکه وضعیت کنترل شود انبارگردانی موردی یا رندوم انجام می گیرد.
آشنایی با روشهای انبارگردانی چه فوایدی دارد؟
آشنایی با روشهای انبارگردانی فواید زیادی را در بردارد که عبارتند از:
از ارقام موجود در صورت حسابهای مالی اطمینان حاصل می شود.
خطای پرسنلی با بررسی کردن عملکرد حسابدارها و انباردار کاهش پیدا می کند.
ضایعات و موجودی هایی که غیر قابل مصرف هستند جدا شده و باعث برقراری نظم در انبار خواهد شد.
از جمع شدن بیش از حد کالا در انبار و زیان های ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا جلوگیری می کند.
از زیان های ناشی از تغییر قیمت کالا از طریق کنترل موجودی انبار جلوگیری می کند.
از ثبت کردن سفارش هایی که تکراری می باشند جلوگیری خواهد کرد.
امکان گزارش گیری از موجودی کالا، میزان تولید، میزان مصرف مواد اولیه و غیره را فراهم می کند.
کالاهای تند گردش و استقرار و نگهداری آن در قفسه های ورودی انبار را شناسایی می کند.
آشنایی با روشهای انبارگردانی چگونه است؟
به دلیل اینکه عملیات انبارگردانی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد رعایت کردن برخی از اصول و قواعد و آشنایی با روشهای انبارگردانی در حین این فرآیند امری ضروری است و استفاده از برچسب کالا مهمترین آن محسوب می شود که قبل از شروع انبارگردانی و به منظور سهولت شمارش، جلوگیری کردن از شمارش تکراری و یا برای اینکه کالاهای دارای گردش از قلم انداخته نشوند چسبانده خواهد شد تا با جمع آوری آنها پس از پایان شمارش به عدد نهایی موجودی هر کالا دست یافته شود.
یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش اول، دوم، سوم، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد و نام و امضای سرپشت شمارش از مواردی می باشند که این برچسب ها از آنها تشکیل شده اند همچنین اصول و قواعد دیگری مانند پلمپ انبار، عدم ورود و خروج پرسنل، مرتب کردن و چیدمان کالاها رعایت خواهد شد معمولا با واحد حسابداری هماهنگی انبارگردانی انجام می گیرد و پس از اینکه برای انجام گرفتن آن زمانی تعیین شد مقدمات آن فراهم می شود برای مثال کالاهایی که در یک گروه مشابه و یکسانی قرار دارند دسته بندی می شوند و در کنار یکدیگر چیده خواهند شد.
آشنایی با روشهای انبارگردانی چه مراحلی دارد؟
بهتر است قبل از شرح دادن مراحل آشنایی با روشهای انبارگردانی گفته شود که هنگامی که گروه کنترل از میان افراد دارای صلاحیت داخل شرکت یا ناظر مدیریت انتخاب می شود به آن کنترل داخلی و هنگامی که توسط افراد دارای صلاحیت یا گروه حسابرسی از خارج از شرکت انتخاب می شود به آن کنترل خارجی می گویند.
آشنایی با روشهای انبارگردانی دارای مراحلی می باشد که این مراحل شامل:
برای اینکه از ورود و خروج کالا جلوگیری شود برنامه زمانی روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی تعیین می شود.
فرم ها، ابزار و وسایل شمارش فراهم می شوند.
سرپرست عملیات انبارگردانی که سرپرستی شمارش توسط او انجام می گیرد و همچنین گروه کنترل تعیین می شود.
انبار و کنترل و تفکیک موجودی های قابل شمارش آماده سازی خواهد شد.
کالاهای امانی، کالاهای راکد و کند گردش شناسایی و تفکیک می شوند.
شماره آخرین سند رسید و انبار پیش از شروع عملیات ثبت خواهد شد.
شمارش موجودی انجام می گیرد.
سرپرست شمارش برگه های شمارش شده را امضا و تایید نهایی می کند.
در آخر از چگونگی انجام انبارگردانی صورت جلسه تهیه می شود.
آشنایی با روشهای انبارگردانی و انواع آن:
آشنایی با روشهای انبارگردانی انواع مختلفی دارند: انبارگردانی پایان سال، انبارگردانی میان دوره و انبارگردانی رندم یا موردی.
انبارگردانی پایان سال معمولا یک بار و در پایان سال رخ خواهد داد و برای اینکه تمامی کالا موجودی انبار به سال بعد انتقال یابد شمارش خواهد شد.
انبارگردانی میان دوره به گونه ای است که در پایان نیم سال اول و مانند مدل انبارگردانی پایان سال شمارش تمام کالاها انجام می گیرد.
انبارگردانی رندم یا موردی در بازه های زمانی کوتاه تر از انبارگردانی پایان سال و میان دوره و برای اینکه از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار اطمینان حاصل شود انجام خواهد گرفت در این نوع انبارگردانی فقط تعدادی از کالاها به صورت رندم شمارش خواهند شد و عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی مورد بررسی قرار می گیرد.
دفعات شمارش کالا در آشنایی با روشهای انبارگردانی:
معمولا برای افزایش دادن میزان دقت و کاهش ضریب خطا شمارش کالا در آشنایی با روشهای انبارگردانی در دفعات گوناگونی انجام می گیرد که این دفعات عبارتند از تک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی.
در حالت تک شمارشی موجودی یک بار شمارش می شود و در صورتی که میان موجودی و عددی که در کاردکس ثبت شده هیچگونه مغایرتی نباشد گزارش صحت موجودی صادر خواهد شد اما اگر موجودی با کاردکس مغایرت داشته باشد کالاها لیست می شوند و دو شمارشی رخ می دهد.
در حالت دو شمارشی موجودی برای دومین بار شمارش می شود و در صورتی که عدد حاصل شده از شمارش دوم با عدد شمارش اول یکسان باشد مقدار شمارش شده معتبر بوده و به عنوان موجودی درست اعلام خواهد شد اما اگر میان دو شمارش مغایرتی وجود داشته باشد حالت سه شمارشی رخ می دهد.
شمارش موجودی در حالت سه شمارشی برای سومین بار شمارش شده و تنها عددی که از شمارش سوم به دست می آید اعتبار دارد و به عنوان موجودی درست ثبت می گردد.
باید گفته شود که هر در سه حالت یک درصد مشخصی به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته خواهد شد و نادیده گرفته می شود اما در آخر اگر موجودی کسری داشته باشد به صادر کردن سند کسری اقدام شده و اگر موجودی اضافه داشته باشد برای ثبت کردن سند تعدیل انبارگردانی اقدام به صادر کردن سند مازاد می شود.
کنترل انبار در آشنایی با روشهای انبارگردانی چه تکنیک هایی دارد؟
در آشنایی با روشهای انبارگردانی تکنیکهایی زیادی برای کنترل کردن انبار وجود دارد که پرکاربردترین و معتبرترین آنهاشامل موارد زیر می شود:
نقاط کنترلی کالاها مشخص شود: برای اینکه از انباشت بیش از حد و یا مواجهه با کسری کالا در انبار جلوگیری شود باید نقاط کنترلی موجودی شامل نقطه سفارش، حداکثر موجودی مجاز، حداقل موجودی مجاز، موجودی میانگین، موجودی خطرناک و مقدار سفارش که با هر کالا در انبار مرتبط هستند را مشخص کرد.
برای کنترل موجودی در انبار بودجه ریزی شود: سازمانهای تولیدی با مقدار مصرف بالای مواد اولیه برای خرید کالاهایی که نیاز دارند برنامه ریزی و بودجه ریزی خواهند کرد لازم است بودجه از قبل تدوین شود و بودجه ریزی مجزای تولید برای خرید کالاهای اساسی و غیر اساسی، کالاهای مصرفی و کالاهای مورد نیاز تعمیرات و نگهداری را دربر داشته باشد. برنامه ریزی فروش اولین قدم برای تدوین بودجه خرید می باشد به دلیل اینکه برنامه فروش و بودجه مورد نیاز برای آن پیش زمینه و مشخص کننده برنامه تولید است اگر میزان مواد و کالاهای اولیه مورد نیاز در بازه های زمانی که در پیش رو هستند و همچنین اطلاعات مربوط به موجودی و نقاط کنترلی این کالاها در انبار محاسبه شود امکان این وجود دارد که بتوان برای خرید برنامه ریزی کرده و در نتیجه بودجه مورد نیاز را تعیین نمود.
کنترل کردن موجودی با روش اتوماتیک: این روش سیستم های کنترل موجودی در انبار و حتی تهیه و نصب کارت انبار برای تمامی کالاها را دربردارد که برای انباردار شرایطی را فراهم می کند که قادر باشد در هر زمان به میزان موجودی و قیمت یک کالا در زمان مشخص دسترسی پیدا کند بکارگیری این روش باعث می شود موجودی کالاها به شکل مطمئنی کنترل شوند و ورود و خروج کالا از انبار و هزینه ی آن با استفاده از تراکنشهایی که ثبت شده اند با ضریب اطمینان بالایی قابل اعتماد خواهد بود.
دیگر تکنیک های کنترل انبار در آشنایی با روشهای انبارداری:
از دیگر روش های کنترل انبار در آشنایی با روشهای انبارگردانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
استقرار روشهای موثر و بهینه خرید که به صورت در خواست خرید، استعلام قیمت، تایید و انتخاب تامین کننده، نگهداشت سوابق استعلام ها و سفارش خرید قابل ارائه است.
نرخ مصرف کالا: در سالهای مختلف مقایسه کردن نرخ مصرف یک کالا یکی از انواع موجودی را بیان می کند که شامل کالاهای کم مصرف، کالاهای بدون مصرف، کالاهای منسوخ یا بی مصرف، کالاهای پر مصرف می باشد.
روش تحلیل و آنالیز ABC کالاها
شیوه نگهداری دائمی حساب موجودی کالا در انبار گردانی
در این روش که با نام دائمی ثبت موجودی کالا شناخته شده می باشد، حساب موجودی کالا در هر ورود و خروج کالا تغییر خواهد کرد و به روز می شود بنابراین انبارگردانی در این روش معمولاً با اشکال و سختی مواجه نیست و امر مقایسه با سرعت و سهولت انجام می شود.
در طول سال مالی و معمولاً در پایان هر ماه و در مواردی نیز به طور اتفاقی موجودی برخی از کالاها مورد رسیدگی قرار می گیرد و به این ترتیب عملاً در پایان سال به دلیل رسیدگی های انجام شده قبلی اختلاف ثبت یا حساب به ندرت وجود داشته و در هر حال گزارش انبارگردانی سریعاً قابل تهیه خواهد بود. در پایان انبارگردانی، گزارش مسئولین انبارگردانی حاوی کسری و اضافات، کالاهای صدمه دیده و خسارات ناشی از حوادث طبیعی یا حوادث دیگر به مدیران و صاحبان مؤسسه تسلیم می شود تا تصمیمات لازم را اتخاد نمایند.
طریقه ی ثبت کسری و اضافات انبار در انبار گردانی
زمانی که انبارگردانی انجام می شود و کالاهای موجود در انبار شمارش می شوند ممکن است اختلافی بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی کالا وجود داشته باشد، که هرگاه موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم باشد به آن اضافه انبار و هرگاه موجودی واقعی کمتر باشد به آن کسری انبار می گویند.در صورت وجود کسری انبار، بایستی موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی کاهش دهیم؛ بنابراین معادل مبلغ کسری، حساب کسر و اضافه انبار، بدهکار و حساب موجودی کالا را بستانکار می کنیم.
نحوه ثبت کسری و اضافات انبار
زمانی که انبارگردانی انجام می شود و کالاهای موجود در انبار شمارش می شوند ممکن است اختلافی بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی کالا وجود داشته باشد، که هرگاه موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم باشد به آن اضافه انبار و هرگاه موجودی واقعی کمتر باشد به آن کسری انبار می گویند.در صورت وجود کسری انبار، بایستی موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی کاهش دهیم؛ بنابراین معادل مبلغ کسری، حساب کسر و اضافه انبار، بدهکار و حساب موجودی کالا را بستانکار می کنیم.
در نهایت با امید به آن که توانسته باشیم اطلاعات مفیدی در رابطه با انبار گردانی در اختیار شما قرار دهیم، خواهشمندیم با اریال نظرات خود ما را در هر چه بهتر پیمودن این مسیر یاری رسانید.