این سخن از قدیم برایمان به یادگار مانده است که تمام کارهای مالی یا همان حساب ها (حسابها شامل: دارایی، بدهی، درآمد و هزینه است؛ که به آنها حسابهای کل اطلاق می شود و در بالاترین سطح دسته بندی قرار می گیرند) باید به صورت دقیق محاسبه شود. حال علمی که این کارها را انجام می دهد علم حسابداری است. حسابداری علم مدیریت و ثبت فعالیت های اقتصادی است.
به کمک حسابداری می توان، داده های خام مربوط به تمام معامله ها و فعالیت های اقتصادی را منظم و دسته بندی نمود. این گروه بندی به طور معمول در همه جا یکسان است. این علم برای افزایش دقت و سهولت دسته بندی حساب ها صورت می گیرد که حساب کل، حساب معین، حساب تفضیلی و سایر موارد شامل این حساب است.
برای ثبت فعالیت های اقتصادی یک بنگاه از علم حسابداری استفاده می شود. در حسابداری رویدادهای مالی مربوط به بنگاه ثبت و بر اساس آن گزارش تهیه شده و در اختیار مدیران قرار می گیرد تا در جریان وضعیت بنگاه اقتصادی خود قرار گیرند. جهت تهیه گزارش دقیق و جامع برای تصمیم گیری، نیاز به ثبت فعالیت ها به صورت جزئی است که برای تمام افراد قابل درک باشد. دسته بندی حسابها به صورت کلی در حساب کل صورت می گیرد و جزئی‌ترین شکل ارائه حسابها حساب تفضیلی است.
حسابداری انواع مختلفی دارد که عبارتند از: حسابداری صنعتی، حسابرسی، دولتی، مالی و غیره. مهمتر از همه حسابداری مالی است. حسابداری مالی با نام حسابداری عمومی نیز شناخته می شود. حسابداری مالی یکی از ارکان مهم هر کسب و کاری محسوب می شود. برای محاسبه هزینه ها و دارایی ها و بدهی ها و هر گونه گردش مالی در یک شرکت نیاز است حسابداری مالی انجام شود. یکی از دقیق ترین حالت‌های طبقه‌بندی کدینگ حساب ها از: طبقه، گروه، کل، معین و تفصیلی تشکیل شده است؛ با توجه به نیاز شرکت های مختلف، سطوح طبقه بندی حساب ها و تفصیلی‌ها می‌تواند گسترش پیدا کند.
* دسته بندی حسابها در حسابداری
- حساب کل: یکی از مهمترین قسمت ها در طبقه بندی حسابها در حسابداری، حساب کل است.در این حساب، یک دسته بندی کلی در حساب ها صورت می گیرد و حسابها در دسته های هزینه، درآمد و غیره قرار می گیرد. این حساب در دفاتر قانونی که به دفترکل معروف است ثبت می شود. بنابراین باید اطلاعات به نحوی دسته بندی و ثبت شود که بتواند پاسخگوی اداره مالیات باشد
- حسابهای معین: یکی دیگر از طبقه بندی حساب ها در حسابداری است. موارد درج شده در آن بسیار کلی است. این حساب برای مشخص کردن جزئیات و شرح حساب کل ایجاد می شود. حساب معین برای ارائه گزارش به افراد سازمان کاربرد دارد. برای همه حساب های کل معین وجود دارد که به نوعی شرح حساب کل است.
* کدینگ حسابها چیست ؟
همانگونه که اطلاع دارید در فرایند حسابداری رویداد های مالی به تعداد زیاد و در انواع مختلف وجود دارد، چنانچه این رویداد ها دسته بندی نشود و زیر مجموعه های فرعی نداشته باشد، نوعی در هم ریختگی و بی نظمی به وجود می آید که کلیه ی فعالیت های بعدی در حسابداری را تحت شعاع قرار می دهد.
در واقع دسته بندی عملیات های مالی و مشخص کردن سطوح مختلف در آن و مشخص نمودن سطوح اصلی و فرعی همانند چیزی شبیه شاخه های اصلی و فرعی یک درخت را کدینگ حسابداری می گویند. در حال حاضر نرم افزار حسابداری میزان، دارای یک کدینگ حسابداری تخصصی است، که توسط متخصصین مالی و حسابداری طراحی شده است.
کدینگ حسابداری مجموعه ای از کد گذاری بر روی حساب ها، دسته بندی کردن و شاخه بندی کردن آن است. مهمترین این دسته بندی ها شامل حساب کل، حساب معین و حساب های تفضیلی است. که هر کدام انتقال اطلاعات مالی و درک آن توسط مخاطب را آسانتر می کند. در اصطلاح به این نوع دسته بندی کدینگ حسابداری گفته می شود
. کدینگ حسابداری در صورتی که به طور دقیق طراحی شود، می تواند بسیاری از مشکلات حسابداری را بر طرف یا مانع از ایجاد مشکلات حسابداری شود. اگر این فرایند (کدینگ) به درستی انجام شود به سرعت و دقت ثبت حساب ها بسیار کمک خواهدکرد. از آنجایی که در یک فرایند مالی با انواع مختلفی از حسابهای اصلی و فرعی در ارتباط هستیم، نیاز به کدینگ حسابداری کاملا حس می شود.
طراحی کدینگ حسابداری برای همه ی سازمان ها، شرکت ها امری اجتناب ناپذیر است، برای این که در رویه ها و فراکرد مالی آنها بسیار اهمیت دارد. طراحی کدینک باید با شکل صحیح و با دقت طراحی شود و اصول و استانداردهای حسابداری در آن لحاظ شود. یک کدینگ حسابداری استاندارد جهت تفکیک، طبقه بندی و ثبت اطلاعات مالی و تهیه گزارشات مورد نیاز مدیران مورد استفاده قرار می گیرد.
* دلیل استفاده از کدینگ حسابداری
لازم است که همه ی سازمان ها برای شکل دهی به امور حسابداری خود از کدینگ های حسابداری تخصصی در زمینه ی کاری خود استفاده نمایند. استفاده از کدینگ حسابداری دارای مزایای زیادی است. استفاده از کدینگ حسابداری می تواند:
- اگر امور حسابداری براساس فرمت کدینگ حسابداری پیاده سازی شود، تمامی عملیات را استاندارد سازی کرده و فرمت می دهد. تمامی حساب ها به صورت یکپارچه طراحی می شود که این امر از ایجاد خطا تا حدود زیادی از خطای انسانی جلوگیری می کند.
- با کدینگ حسابداری گزارش های مالی با سرعت و دقت بیشتری با جزییات کامل تکمیل می شود.
- با کمک کدینگ حسابداری، تحلیل و بررسی مالی دقیق تری در اختیار مدیران جهت برنامه ریزی قرار می گیرد.
- داشتن سیستم کدینگ باعث می شود رویه ثابتی در ثبت حساب ها اتخاذ شود. به این ترتیب گزارشهای دقیق تری برای تحلیل ارائه شده و خطای انسانی در ثبت حساب ها هم کاهش می یابند.
* کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری
- کدینگ حسابداری برای راحتی در ثبت حساب ها، شناسایی بهتر و ساده تر کردن حساب ها به کار گرفته می شود.
- کدینگ حسابداری فرآیند دسته بندی، مرتب سازی عناوین امور مالی شرکت ها و سازمان هاست.
-کدینگ حسابداری تمامی موضوعات مالی را بر اساس موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران طبقه بندی می کند.
- ساختار دسته بندی معمولا به شکل درختی است، تا تعدد حساب ها و رویدادهای مالی شرکت یا سازمان به بخش های جزیی تر تقسیم بندی شود.
- جدا سازی اطلاعات مالی که در راستای پیاده سازی کدینگ حسابداری تحقق پیدا کرده است، در مواقع لزوم، دسترسی به حساب ها، فرایند ثبت حساب و اسناد مختلف را تسریع کرده است که این خود باعث دسترسی به گزارشات جامع و دقیق در کوتاهترین زمان ممکن است.
* انواع کدینگ حسابداری
انواع کدینگ های حسابداری به قرار زیر است:
- کدینگ حسابداری حفظی، براساس حروف اول حساب که به آن کدینگ حفظی گفته می شود مانند ح.د که مخفف حساب دریافتنی است.
- کدینگ حسابداری متوالی، گاهی اعداد پشت سرهم به حساب ها اختصاص داده می شود که به آن کدینگ متوالی گفته می شود
-کدینگ حسابداری توده ای یا دسته ای، یک سری از اعداد به حسابهای یک دوره مالی اختصاص می یابند که به آن کدینگ دسته یا توده‌ای گفته می شود.
و همچنین
- کدینگ حسابداری سلسله مراتبی
- کدینگ حسابداری وجهی
- کدینگ حساب های تفصیلی
* حساب تفصیلی
در مبحث کدینگ حسابداری، یکی از سطوح پایانی حسابداری، حساب های تفصیلی است. حساب تفصیلی یکی از کاربردی و مهمترین دسته بندی حساب ها در حسابداری و یکی از پرکاربردترین واژه ها در نرم افزارهای حسابداری است. حساب تفصیلی به عنوان زیر گروه حساب های کل و معین جزئی ترین بخش سرفصل های مهم نرم افزارهای جدید در حوزه حسابداری است. در صورت عدم مشخص شدن حساب مد نظر با حساب معین، به سراغ حساب تفصیلی می رویم.
از حساب تفصیلی برای شرح بیشتر در حسابداری استفاده می شود. یک بنگاه اقتصادی برای بررسی نتیجه ی فعالیت خود در دوره های زمانی مختلف احتیاج دارد تا نتیجه ی مالی فعالیت های خود را به صورت دقیق و مستمر، همراه با جزئیات ثبت کند. معمولا فعالیت یک بنگاه از نظر مالی دو نتیجه دارد که شامل درآمد و هزینه است؛ اما این سر فصل ها کلی است و لازم است تا اطلاعات دقیق تری جهت استفاده مدیران به آنها ارائه شود، به همین منظور حساب ها به جزئی‌ترین شکل ممکن تعریف می شود که به آن حساب تفضیلی گفته می شود.
با توجه به این که حسابداری به شکل نرم افزاری بسیار فراگیر شده است، لازم است تا حساب تفضیلی در نرم افزار نیز به طور دقیق تعریف شود. استفاده از حساب تفصیلی باعث افزایش قابلیت های نرم افزارهای حسابداری و اخذ گزارشات کامل تر از نرم افزارهای حسابداری می گردد. بدون استفاده از حساب های تفضیلی، امکان تهیه و ارائه گزارش های حسابداری امکان پذیر نخواهد بود.
ماهیت مالی تفصیلی‌ها از حسابی که در سطرهای اسناد در کنار هر تفصیلی درج شده است مشخص می‌شود. با این همه یک اشتباه متداول در زمینه استفاده از تفصیلی‌ها از برداشت نادرست از این توضیح درست ناشی می‌شود: این که تفصیلی فاقد ماهیت مالی است باعث می‌شود که کاربران در استفاده از آنها به جهت مبالغ رخدادهای مالی هم توجه نکند.
* کاربردهای حساب تفصیلی
از مهمترین کاربرد حساب تفصیلی این است که به گزارش گیری حسابداری و مالی پاسخ مناسب دهد. نکته ی مهم این که بدون استفاده از حساب تفصیلی، امکان پاسخگویی به نیازهای گزارش گیری مدیران درون سازمان و ذی نفعان برون سازمانی وجود ندارد. حساب تفصیلی برای اخذ گزارشات مطلوبتر و کاراتر از سیستم حسابداری است.
* کدینگ حساب های تفصیلی
این کدینگ در نرم افزار های حسابداری آنلاین استفاده می شود. می توان گفت همه ی حساب ها در این نرم افزار ها نیازمند کدینگ است. همواره چیدمان کدینگ ها به عنوان مهمترن بخش از حسابداری محسوب می شود. برای ایجاد گزارش های متنوع باید به نحوه چینش سطوح حساب ها دقت شود. رقم مورد نیاز برای حساب تفصیلی 3 رقم است. از ارقام 4 تا 7 نیز به عنوان حساب تفصیلی استفاده می شود. کدینگ حساب های تفصیلی نیز در دو نوع چند سطحی و شناور انجام می شود. در واقع برای کدینگ های چند سطحی از 3 رقم و کدینگ های تفصیلی شناور به صورت 3 رقمی یا 4 رقمی انجام می شود.
* انواع حسابهای تفضیلی
حسابهای تفضیلی در دو گروه دسته بندی می شود که هر کدام مناسب یک نوع گزارش دهی است که عبارتند از:
1 - حسابهای تفضیلی چند سطحی
2 - حسابهای تفضیلی شناور
1- حساب های تفضیلی چند سطحی
در صورت دقیق نبودن نوع حساب و یا مشخص کردن کالا از حساب های تفصیلی به صورت چند سطحی استفاده می شود. اگر فردی نیاز به تعریف سطوح مختلفی از اطلاعات در مورد یک حساب معین داشته باشد از حساب تفضیلی چند سطحی استفاده می کند منظور از چند سطحی، دادن اطلاعات جزئی تر مانند مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آنها با واحد است. این حساب جدا از حساب معین ماهیت بدهکار یا بستانکار ندارد.
* کدینگ حساب های تفصیلی چند سطحی:
وقتی که حسابهای تفصیلی کدینگ شدند و کد حساب تفصیلی تعیین شد امکان دارد که حساب های تفصیلی در سطوح زیر سطح خود تنوع زیادی داشته باشند؛ پس حداقل 3 رقم برای کدینگ حسابهای تفصیلی چند سطحی به کار گرفته می شود.
2- حساب تفصیلی شناور یا تفصیلی واحد
تفصیلی شناور به کدهایی در کدینگ تعلق می گیرد که در حساب های مختلف گردش دارد و در روش های قدیمی این کد ها در هر سر فصل به تکرار تعریف می شد و هم حجم کدینگ را بالا می برد و هم گزارش ها را پیچیده می کرد و از جمله امکانات نرم افزار حسابداری حسابگر، امکان تعریف حسابهای تفصیلی شناور است. چون که این تفصیلی می‌تواند با چند حساب معین در ارتباط باشد به آن حساب تفصیلی شناور نیز گفته می‌شود،که در این حالت دیگر لازم نیست برای گردش داشتن یک تفسیر در چند معین چند کد با همان نام داشت
. گروه های تفصیلی که معمولا نرم افزارهای مختلف مالی از آن بهره مند است. برای دسته بندی حسابهای تفصیلی شناور و نحوه ی ارتباط آنها با حساب های اصلی (کل و معین) استفاده می شود. حسابی که می توان آن را به چند حساب مشخص نسبت داد، از این حساب زمانی استفاده می‌شود که حساب ویژه ای با چندین حساب تفضیلی مختلف در ارتباط باشد و یا برای سطح‌بندی حسابها، نیاز به یک سطح حسابداری دیگر باشد. بارز ترین تفصیلی شناور اشخاص هستند
.هنگام ثبت سند حسابداری سطح معین و تفضیلی جداگانه درج می‌شود که در این روش برای هر تفصیل در کل سیستم یک عدد واحد وجود دارد به همین دلیل است که به این روش حساب تفصیلی واحد گفته می شود. تفصیلی واحد یا شناور به خودی خود مستقل است.
از مزایای این حساب، امکان تهیه گزارشهای گردش و مانده و ریز حساب از یک حساب تفصیلی شناور به صورت سرجمع (بدون در نظر گرفت حساب معین) یا به تفکیک حسابهای معین درگیر با تفصیلی مذکور و یا برای یک معین خاص وجود دارد. پیچیدگی تعریف حساب ها از معایب حساب تفضیلی شناور است که در مقابل خدماتی که ارائه می‌دهد، قابل چشم پوشی است.
* علت آن که به بعضی از سطوح تفصیلی شناور گفته می شود، چیست؟
از ویژگی هایی که حساب های معین نسبت به حساب های کل دارد، این است که هر حساب معین زیر گروه یک حساب کل و به طبع به یک حساب کل و فقط به یک حساب کل ارتباط دارد، به همین منوال حساب های تفضیلی غیر شناور حتما به یک حساب معین یا معین 2 یا جزء معین به صورت زیر مجموعه و درختواره ای متصل می شود، در صورتی که حساب های تفضیلی شناور اینگونه نیست، حساب های تفضیلی شناور بسته به تعریف و طراحی کدینگ می تواند به حساب های معین بیشتری نسبت داده شود.
چگونگی استفاده از حساب تفصیلی شناور :
در این روش کد تفصیلی از معین جدا می شود و هر حساب تفصیلی به شکل مستقل تعریف می شود. زمان ثبت سند حسابداری، سطح معین و تفصیلی جداگانه درج می شود. در روش شناور برای هر تفصیل در کل سیستم، یک کد واحد وجود دارد. به همین دلیل به این روش تفصیلی واحد نیز گفته می شود و از آنجایی که این تفضیلی توانایی ارتباط با چند حساب معین را دارد به آن تفصیلی شناور نیز گفته می شود، در حساب شناور نیازی نیست که برای گردش داشتن یک تفصیل در چند معین، چند کد با همان نام داشت.
کدینگ حسابهای تفصیلی شناور:
از آنجایی که قرار است حساب های تفضیلی شناور با حساب های معین در ارتباط باشد، پس رقم آنها معمولاً به صورت 3 رقم و در بعضی موارد 4 رقم تعریف می شود. چنانچه کسی بخواهد هر حساب تفصیلی تا ۹۹۹ بار اجازه ورود اطلاعات داشته باشد از کد3 رقمی و اگر خواسته باشد تا ۱۰٫۰۰۰ یا به عبارتی ۹٫۹۹۹ بار حساب تفصیلی را گسترش دهد از ۴ رقم برای آن استفاده می کند.