یکی از اصطلاحاتی که در حسابداری بسیار مورد استفاده دانش آموختگان حسابداری، حسابداران و حسابرسان قرار می گیرد، چرخه حسابداری است که عوامل زیادی را در بر می گیرد و شامل میشود. در این پست قصد داریم تا در مورد چرخه حسابداری به شما دوستان عزیز علاقه مند به حسابداری توضیح دهیم و عوامل آن را معرفی و توضیح دهیم.
پس اگر به دنبال این هستید که تعریف واضح و روشنی از چرخه حسابداری داشته باشید این پست را تا آخر مورد مطالعه قرار دهید و با ما همراه باشید.چرخه حسابداری که به عنوان فرآیند حسابداری نیز شناخته می شود ، یک سری مراحل در جمع آوری ، پردازش و ارتباط اطلاعات مالی است.همانطور که میدانید حسابداری شامل ثبت ، طبقه بندی ، جمع آوری و تفسیر اطلاعات مالی است.
به طور کلی اطلاعات مالی در صورت حساب هایی به نام صورتحساب های مالی ارائه می شوند. اما لازم است که برای تهیه ی آنها حسابداران اطلاعات و داده های مربوط به معاملات تجاری را جمع آوری کرده و آنها را در گزارش ها برای یافتن مقادیر به کار گیرند.
حسابداری و وظایفی که بر عهده ی حسابداران است در شرکت ها و سازمان های مختلف از اهمیت بالایی برخوردار است و لازم است که حسابدار با چرخه آشنا بوده و قواعد مربوط به آن را در صورت حساب های مالی به کار گیرد.در این مقاله قصد داریم تا مراحل فرایند های حسابداری را بیان کرده و اطلاعات جامعی را در این زمینه در اختیار شما قرار دهیم.
اهمیت چرخه حسابداری
قبل از هرچیزی بهتر است که اهمیت و دلیل اینکه به چه دلیل باید چرخه حسابداری را مورد بررسی قرار دهیم، می پردازیم.همانطور که میدانید، چرخه حسابداری در واقع فرایند حسابداری را به صورت کلی و جامع نمایش میدهد. فرایند حسابداری که شامل مراحل استاندارد در حسابداری مالی است به یک سازمان امکان می دهد که فعالیت های مالی خود را ثبت و محاسبه کند.چرخه خود شامل چندین مرحله است که به اطلاعات جمع آوری شده در مرحله ی قبلی متکی است.
در مشاغل کوچک که فاقد بخش حسابداری تمام وقت هستند ، برای ایجاد روش های حسابداری متناسب با بودجه ی خود به چرخه متکی بوده و این چرخه به صاحبان دیدگاه روشنی از موقعیت خود در بازار های رقابتی ارائه می دهد.
از جمله موارد اهمیت فرایند های حسابداری به شرح زیر است:
- انطباق
- بهره وری
- تحلیل داخلی
- مدیریت زمان
که در ادامه هر کدام را به صورت جداگانه و تخصصی توضیح خواهیم داد.
انطباق
یک فرایند حسابداری در حقیقت حساب های مالی را برای انطباق آنها با قوانین موجود مورد بررسی قرار می دهد.در واقع لازم است که شرکت های مختلف صورت حساب های مالی خود را برای دولت افشا کرده و همچنین مالیات های مربوطه را در موعد مقرر پرداخت کنند.فرایند حسابداری به این امر کمک کرده و سبب می شود که با ارائه ی صورت حساب های دقیق ، بازار برای رقابت منصفانه تر شود و اطلاعات در اختیار طرفین ذینفع قرار گیرد.
بهره وری
برای هر شغل با نیاز های حسابداری ، چرخه حسابداری در حقیقت الگویی برای تعیین کارآمدی حسابداری و همچنین فرایند های در حال انجام است.همانطور که مطرح شد این چرخه شامل مراحل متعددی است که هر مرحله به عنوان یک چک لیست عمل می کند.با اتمام یک مرحله حسابداران از چرخه استفاده می کنند تا تعیین کنند که چه اقداماتی را برای مرحله بعدی باید به انجام برسانند.
تحلیل داخلی
در یک تجارت نیاز به یک چرخه حسابداری برای تحلیل عملکرد مالی داخلی ، یک نیاز اساسی است. برخی از مراحل موجود در فرایند حسابداری مانند تجزیه و تحلیل داده ها ، ثبت معاملات و ارسال معاملات به صورت مداوم انجام می شوند. دیگر مراحل همانند تهیه و تنظیم مانده های آزمایشی ، فقط در پایان چرخه اتفاق می افتد. همچنین داده های صورت حساب های مالی که رهبران شرکت ها از آنها استفاده می کنند ، برای تصمیم گیری در مورد هزینه های آینده و پیشبرد استراتژی های مالی مورد استفاده قرار می گیرند.
مدیریت زمان
چرخه حسابداری به حسابداران اجازه میدهد تا وقت خودرا برای دوره های مالی سالیانه و یا ماهانه ، مدیریت کنند.با استفاده از این چرخه تیم حسابداری می تواند اهداف خود برای انجام هر مرحله در فرایند تعیین کند تا در نهایت صورت حساب های مالی را به موقع و در موعد مقرر آماده کنند.همچنین این چرخه تکمیل شده و در نهایت حساب های مختلف برای دوره ی حسابداری بعدی تنظیم می شوند.
مراحل چرخه حسابداری
به منظور طی شدن چرخه حسابداری باید مراحلی را پشت سر بگذاریم که به عنوان مراحل چرخه حسابداری شناخته میشوند. فرایند حسابداری با ارائه ی صورت های مالی به پایان نمی رسد.برای تهیه ی سیستم های حسابداری برای چرخه ی بعدی باید چندین مرحله انجام شود که این مراحل به شرح زیر هستند:
- شناسایی و تحلیل معاملات تجاری
- ثبت داده ها و اطلاعات در دفاتر
- ارسال به Ledger
- مانده حساب آزمایشی غیر قابل تنظیم
- تنظیم ورودی ها
- ترازنامه تنظیم شده
- صورت حساب های مالی
- ورودی ها
- ترازنامه آزمایشی اختصاصی
- معکوس کردن مطالب
نگران نباشید چرا که تعریف و توضیحات کامل و تخصصی از اصطلاح های فوق را در ادامه در اختیار شما دوستان عزیز قرار داده ایم.
1. شناسایی و تحلیل معاملات تجاری
فرایند حسابداری با شناسایی و تحلیل معاملات تجاری و رویدادها آغاز می شود.
نکته ای که در اینجا حائز اهمیت است آن است که همه ی معاملات و وقایع وارد سیستم حسابداری نمی شوند و تنها معاملاتی که مربوط به نهاد تجاری است در این فرایند گنجانده می شوند. به عنوان مثال می توان بیان کرد که وام شخصی دریافت شده توسط مالک شرکت و یا سازمان مورد نظر که هیچ ارتباطی با واحد تجاری ندارد ، در فرایند های چرخه حسابداری در نظر گرفته نمی شود.
پس از اینکه معاملات تجاری مشخص شدند ، برای تعیین اینکه این معاملات چه حساب هایی را تحت تاثیر قرار می دهند و همچنین ثبت مبالغ مختلف ، مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند.در حقیقت مرحله ی اول شامل تهیه ی اسناد تجاری و یا اسناد منبع است. یک سند تجاری به عنوان پایه ای برای ثبت معامله ی تجاری در نظر گرفته می شود.
2. ثبت داده ها و اطلاعات در دفاتر
دومین مرحله از چرخه حسابداری ثبت داده ها است. ژورنال یک کتاب و یا مقاله ی الکترونیکی است که در آن معاملات ثبت می شود.معاملات تجاری با استفاده از سیستم حسابداری دو ورودی ثبت می شوند.در حقیقت این نوع معاملات در ژورنال هایی که حداقل دارای دو حساب که یکی بدهکار و دیگری اعتبار است ، ثبت می شوند.
برای ساده کردن فرایند ثبت ، غالبا از مجلات ویژه ای که برای معاملاتی که اغلب تکرار می شوند مانند خرید ، فروش ، دریافت وجه نقد و پرداخت نقدی استفاده می شود.همچنین از یک ژورنال عمومی به منظور ثبت معاملاتی که نمیتوان آنها را در ژورنال های ویژه وارد کرد ، استفاده می شود.همچنین لازم است که معاملات تجاری که صورت می گیرد به ترتیب زمانی ثبت شده و دقیقا همانطور که اتفاق می افتند ثبت شوند یعنی لازم است که جزئیات را نیز در این مرحله ثبت کرد.
3. ارسال به Ledger
این مورد که به عنوان Books of final entry شناخته می شود ، دفترچه ای شامل مجموعه ای از حساب هاست که تغییرات ایجاد شده در هر حساب را نشان می دهد و همچنین به کمک این حساب های می توان مانده های فعلی را تعیین کرد.پس از اینکه کلیه ی معاملات به دفترچه انتقال یافتند حال می توان مانده حساب هر حساب را تخمین زد.
به عنوان مثال می توان بیان کرد که تمامی بدهی هایی که در مجله ثبت می شوند و یا اعتباراتی که به cash انتقال می یابند به دفترچه ی cash منتقل می شوند.در این روش حسابداران قادر به افزایش و کاهش پول نقد خواهد بود ، بنابراین مانده حساب را در چرخه حسابداری می توان تعیین کرد.
4. مانده حساب آزمایشی غیر قابل تنظیم
ترازنامه ی آزمایشی ، در واقع ترازنامه ای است که برای بررسی برابری بدهی ها و اعتبارات آماده شده است.کلیه ی مانده حساب ها از دفترچه استخراج و در یک گزارش تنظیم می شود. پس از آن تمام مانده بدهی ها اضافه می شوند. در ضمن تمام مانده های اعتبار نیز اضافه می شوند. به طور کلی باید همه ی بدهی ها برابر با کل اعتبارات باشد.
در این روش چرخه حسابداری سوابق حسابداری نیز مورد بررسی قرار می گیرند اما هدف اصلی از ترازنامه ی آزمایشی فقط برابری کل بدهی ها و اعتبارات است و نه تعیین صحت سوابق حسابداری.در این روش ممکن است خطاهای مختلفی مانند عدم ثبت یک معامله و یا ثبت دو مرتبه ی یک معامله رخ دهد که هر یک از این خطاها با افزایش دقت قابل پیشگیری هستند.
5. تنظیم ورودی ها
ورودی های تنظیم شده بر مبنای اساس و قواعد حسابداری تهیه می شوند و یکی از مراحل مهم در چرخه ی حسابداری به شمار می روند.در پایان یک دوره ی حسابداری ممکن است که برخی از هزینه ها با اینکه پرداخت شده اند ، اما هنوز در مجلات ثبت نشده باشند. همچنین امکان این وجود دارد که برخی از درامد ها حاصل شده باشند ولی در مجلات ثبت نشده باشند.
ورودی های تنظیم شده آماده هستند تا پیش از جمع بندی صورت حساب های مالی ، حساب ها را به روز کنند.ورودی های تنظیم شده کاربردهای متنوعی داشته و معمولا برای تعهد های درآمد ، تعهد هزینه ها ، تعویق ، پیش پرداخت ها و استهلاک مورد استفاده قرار می گیرند.
6. ترازنامه تنظیم شده
ترازنامه تنظیم ممکن است که پس از تنظیم ورود و یا پیش از تنظیم صورت های مالی تهیه شود.این کار در چرخه حسابداری برای بررسی اینکه آیا بدهی ها و اعتبارات با هم برابر هستند ، انجام می شود.بنابراین صورت های مالی از این طریق مورد آزمایش قرار می گیرند.
7. صورت حساب های مالی
هنگامی که حساب ها به روز شدند و برابری بدهی ها و اعتبارات مورد آزمایش قرار گرفت ، اکنون صورت حساب های مالی را می توان تهیه و تنظیم کرد.
تهیه ی صورت حساب های مالی محصول نهایی یک سیستم حسابداری است.
مجموعه ی کاملی از صورت حساب های مالی موارد زیر را شامل می شوند:صورت حساب های مالی خود به چند دسته تقسیم بندی میشوند که میتواند کمک شایان کند.
- بیانیه درآمد جامع
- بیانیه تغییر در حقوق صاحبان سهام
- صورت وضعیت مالی و یا ترازنامه
- صورت حساب های جریان نقدی
- یادداشت های صورتحساب های مالی
8. ورودی ها
حساب های موقتی و یا حساب های اسمی ، یعنی صورت حساب های سود ، برای تهیه ی سیستم برای دوره های حسابداری بعدی بسته می شوند. حساب های موقت شامل صورت حساب های درآمد ، هزینه و برداشت هستند.به طور کلی حساب ها معمولا به صورت خلاصه درآمد بسته می شوند.ذکر این نکته حائز اهمیت است که بستن ورودی ها تنها برای حساب های موقتی انجام می شود و حساب های واقعی و یا دائمی یعنی حساب های ترازنامه بسته نمی شوند.
9. ترازنامه آزمایشی اختصاصی
در چرخه حسابداری آخرین مرحله تهیه ی مانده حساب آزمایشی پس از پایان کار است.پس از اینکه صورت حساب های مالی تهیه و تنظیم شدند ، لازم است که حسابدارن برابری بدهی ها و اعتبارات را آزمایش کنند.از آنجا که حساب های موقت در این مرحله بسته شده اند ، مانده حساب پس از پایان کار فقط شامل حساب های واقعی است.
10. معکوس کردن مطالب
این مرحله یک مرحله ی اختیاری در چرخه حسابداری جدید است. ورودی های معکوس اختیاری هستند.آنها در ابتدای دوره ی جدید حسابداری تهیه می شوند تا در نهایت فرایند ثبت داده ها و اطلاعات حسابداری ساده تر شده و تسهیل شود.
مزایای چرخه حسابداری
همانطور که میدانید هر کدام از عناوین و عملکرد های حسابداری مزیت و فوایدی دارد که کار و محاسبات را آسوده تر می کند. فرایند حسابداری در واقع مزایای مختلفی برای شرکت ها و سازمان های مختلف به همراه دارد که در ادامه به بررسی برخی از این مزایا می پردازیم:
ارزش گذاری شغل
حسابداری به ارائه ی تصویر واقعی و منصفانه از یک تجارت کمک می کند.ترازنامه با نشان دادن ارزش دارایی ها و بدهی های قابل استفاده ، برای شناسایی ارزش واقعی یک تجارت مورد استفاده قرار می گیرند.
ثبت کامل و منظم
همانطور که میدانید حسابداری به ثبت کامل معاملات مالی کمک می کند و برای تمامی شرکت ها و سازمان های بزرگ الزامی است که محاسبات هزینه و درآمد های خود را به صورت دقیق بررسی کنند. سوابق موجود در دفتر و مجله های حسابداری به طور سازمان یافته بوده و هر تراکنش در این دفتر ها به ثبت میرسند.
انطباق قانون
حسابداری در تهیه و تنظیم اظهارنامه های مالیاتی کاربرد فراوانی داشته و در محاسبه ی مالیات های مختلف مانند مالیات در فروش و یا مالیات در درآمد ، نقش بسزایی دارد.
تعیین میزان فروش
حسابداری به یک سازمان در تصمیم گیری های مدیریتی جهت سرمایه گذاری و یا تعیین هزینه و یا تعیین قیمت فروش و موارد دیگر کمک می کند.در نهایت باید بگوییم که چرخه حسابداری تاثیر مهمی در فرایند های حسابداری یک شرکت داشته و همانطور که متوجه شدید ، مزایای زیادی را به همراه دارد.در حال حاضر برای انجام فرایند های حسابداری در شرکت ها و سازمان های مختلف از نرم افزار های حسابداری استفاده می شود.
این نوع نرم افزار ها باعث کاهش زمان کار یک حسابدار می شوند و زمان لازم برای ثبت معاملات را به حداقل میرساند. صحت این نرم افزار های حسابداری ، دقت تنظیم ترازنامه های مختلف را افزایش می دهد.همچنین دسترسی به اسناد مختلف از طریق این نرم افزارهای حسابداری بسیار ساده بوده و در نهایت کمک بزرگی برای حسابداران به حساب می آیند.
چند نکته مهم حسابداری
- در تراز آزمایشی اختتامیه، صرفا دارایی و بدهی و حساب سرمایه موجود است.
- در تراز آزمایشی اختتامیه، خبری از درآمد ها و هزینه ها و برداشت ها نیست.
- به دلیل آن که حساب های موقت بسته شده، مانده آن ها نیز صفر می شود.
- در تراز آزمایشی اختتامیه، همان حساب هایی که در ترازنامه موجود است، بدست می آید.
- در تراز آزمایشی، مانده بدهکار مربوط به هر یک از حساب دفتر کل در ستون بدهکار و مانده بستانکار هر حساب دفتر کل در ستون بستانکار درج شود.
- علت اصلاح و تعدیل حساب های دفتر کل، موضوع دوره مالی و اصل تطابق است که بایستی درآمد تحقق یافته و هزینه واقع شد در یک دوره مالی شناسایی و مقابله شود.
- هر اقدامی که برای به روز کردن حساب در پایان دوره مالی بر اساس تعهد و رعایت اصل تطابق هزینه با درامد صورت بگیرد، ثبت اطلاحی گفته می شود.
- تراز آزمایشی دو ستون، بر مبنای اقلام بدهکار و بستانکار حساب دفتر کل نوشته می شود.
- تراز آزمایشی چهار ستونی، علاوه بر مانده حساب، گردش بدهکار و بستانکار حساب های دفتر کل را ارائه می کند.
با استفاده از این نرم افزارها سرعت حسابدارن افزایش یافته و در نتیجه میتوانند در مدت زمان کوتاه تری کارهای بیشتری را به انجام برسانند و در نهایت دستمزد بیشتری را نیز دریافت کنند. شما خواننده گرامی در صورت داشتن هرگونه سوال می توانید با ما در ارتباط باشید.
