کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

اکسل نرم‌افزار صفحه گسترده یا (Spread Sheet) نرم ‌افزاری است که برای جمع‌آوری و مرتب ‌سازی و پردازش اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد. این اطلاعات می‌توانند انواع مختلفی از متون، اعداد، تاریخ یا انواع دیگر باشند. اطلاعات در نرم‌افزار Spread Sheet به صورت جدولی ذخیره می‌شوند. اطلاعاتی که در اکسل می‌توان ذخیره کرد هر مدل اطلاعاتی است که بتوان آن را به شکل جدول تغییر داد و ذخیره ‌سازی نمود. چند نمونه اطلاعات که می‌توان به شکل جدول ذخیره کرد عبارتند از:

• فهرست مشتریان به همراه تاریخ خرید و مبلغ خرید آن ها
• فهرست مبالغ درآمد ماهیانه خانواده از محل‌های مختلف و تاریخ دریافت آن‌ها
• فهرست هزینه‌های انجام شده در طول ماه به همراه تاریخ و دسته‌بندی آن‌ها
• فهرست دانش‌آموزان کلاس به همراه اطلاعات شخصی هر یک و شماره تلفن‌های آن‌ها
• فهرست تاریخ تولد اعضای خانواده و دوستان به همراه ستونی از علاقمندی‌های آنان
• اطلاعاتی که می‌تواند در یک برگه اکسل ذخیره شود بسیار متنوع و بسته به خلاقیت ما می‌تواند بسیار گسترده باشد.

* حسابداری چیست؟

حسابداری سیستم هوشمند است که در آن فرآیند های مربوط به انجام امور مالی یک سیستم انجام می شود. این فرآیند شامل جمع آوری، طبقه بندی و محاسبات هزینه ها و مدیریت هزینه ها می باشد. حسابداری به افراد کمک می کند تا مخارج و درآمد ها را محاسبه کرده و به بهترین شکل یک سیستم را از نظر مالی مدیریت کنند. امروزه حسابداری در تمامی زمینه ها کاربرد دارد و تمامی افراد به این دانش احتیاج دارند.

از یک کارخانه بزرگ صنعتی گرفته تا یک شرکت کوچک، حتی صاحب یک فروشگاه کوچک که می خواهد از درآمد ها و هزینه های خود به صورت کامل اطلاع داشته باشد می تواند با استفاده از دانش حسابداری این کار را انجام دهد. برای سرعت بخشیدن به امور مربوط به حسابداری و همین طور کمک به افراد، تا کنون نرم افزار های بسیاری ارائه شده اند که هر کدام بسته به امکاناتی که ارائه می دهند در زمینه ای خاص کاربرد دارند. نرم افزار اکسل که از نرم افزار های موجود در بسته نرم افزاری آفیس می باشد به کاربر این امکان را می دهد تا به سادگی امور مربوط به حسابداری و مدیریت مالی سیستم خود را انجام دهد.

*کاربرد اکسل در حسابداری

در موارد مختلف، به گزارشاتی نیاز هست که توسط نرم افزار های حسابداری و مالی تولید نمی شوند، بسیاری از برنامه های حسابداری  امروزه امکان تولید خروجی گزارشها را به صورت فایل اکسل دارا می باشد از بین نرم افزارهای آفیس، اکسل قدرتمندترین و کاربردی‌ترین نرم افزار کمکی در حسابداری است. نرم افزار اکسل به ‌نوعی با شغل حسابداری پیوند خورده است و می‌تواند مکمل مهارت‌ها و توانایی‌های یک حسابدار قرار بگیرد.

این نرم افزار به دلیل داشتن محیطی ساده و همین‌طور امکاناتی مفید علاوه بر این که در حسابداری‌های شخصی و عمومی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد، در تهیه گزارشات مالی ، یکی از نرم‌افزارهای مهم برای حسابدارن است که با استفاده از آن کارهای خود را دقیق تر انجام می دهند. نرم افزار اکسل امکانات بسیاری در ساخت گزارشها و تحلیل اطلاعات در اختیار شما قرار می دهد که در بیشتر مواقع به دلیل عدم آشنایی یا تسلط کم به نرم افزار اکسل از مزایای آن بی نصیب می مانید.

*چرا از اکسل در حسابداری استفاده می شود؟

نرم افزار اکسل به دلیل داشتن محیطی ساده و همین طور امکاناتی مفید، می تواند به بهترین شکل ممکن امور محاسباتی را انجام دهد. نرم افزار اکسل همانند کتابخانه ای غنی از توابع مالی و محاسباتی استفاده می کند و به کاربر این امکان را می دهد تا به سادگی امور مربوط به حسابداری را انجام داده و امور مربوطه را به صورت سیستمی پیاده سازی کنند.

از قابلیت های نرم افزار اکسل محیط ساده و قدرتمند بودن آن است که می تواند قابلیت برنامه نویسی به زبان VBA را نیز در اختیار کاربر قرار می دهد تا کاربر بتواند علاوه بر انجام محاسبات از طریق توابع آماده، هر جا که نیاز بود خود دست به کار شده و قطعه کد مربوطه را پیاده سازی کند.

*از مهم‌ترین کاربردهای اکسل در حسابداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رویدادهای مالی را به‌ صورت فایل‌های جداگانه لیست می کند.
• داده‌ها به عناوین دلخواه طبقه‌بندی و Sort  می شوند.
• انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد تهیه و تنظیم می شود.
• جداول مکمل مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و .. تنظیم می شوند.
• مدارک ناقص در نبود نرم افزار حسابداری به‌صورت منظم قابل جمع آوری است.
• از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی به‌صورت پیش فرض در آن تعریف شده است، استفاده می شود.
• انبار و موجودی کالا شمارش و کنترل می شود.
• تنظیم صورت مغایرت بانکی
• تنظیم کاربرگ های مهم حسابرسی

* چند گزارش کاربرد اکسل در حسابداری

- در بیشتر نرم افزار ها امکان ارائه گزارش صورت های مالی اساسی وجود ندارد، اما در اکسل می توان این صورت ها را آماده نمود. - در بیشتر نرم افزار ها امکان ارائه گزارش صورت های مالی تلفیقی ندارد که در اکسل می توان این صورت ها را آماده نمود .

• در بیشتر نرم افزار ها امکان ارائه گزارش نسبت های مالی ندارد که در اکسل می توان این صورت ها را آماده نمود .
• در بیشتر نرم افزار ها امکان ارائه گزارش صورت گردش وجوه نقد ندارد که در اکسل می توان این صورت ها را آماده نمود .
• در بیشتر نرم افزار ها امکان ارائه گزارش بودجه بندی ندارد که در اکسل می توان این صورت ها را آماده نمود .

در شرکت هایی که از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده نمی کنند، کاربرد اکسل در حسابداری حقوق و دستمزد لازم و ضروری می باشد. اخذ گزارشات مالی و خرید و فروش به صورت نموداری که بیشتر نرم افزار های مالی این قابلیت را ندارند و بسیاری از گزارشات دیگر که دانش اکسل به کمک حسابدار می آید و گزارشات را ارائه می کند .

یکی از قابلیت های نرم افزار حسابداری خروج گزارشات به نرم افزار اکسل می باشد یعنی اگر نرم افزار این قابلیت را داشته باشد حسابدار به راحتی از گزارشات استخراجی در نرم افزار اکسل هرگونه تبدیل و تغییر را که لازم دارد می تواند انجام دهد .

*برخی از توابع مهم حسابداری که در اکسل به دست می‌آید Microsoft Excel :

SLN: تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم

SYD: تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش مجموع سنوات

DB : تابع محاسبه هزینه استهلاک نزولی در مدت معین

FV : تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه‌گذاری‌ها

PV : تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری اقساط مساوی

NPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری

XNPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری برحسب تاریخ

PMT: تابع محاسبه اقساط وام

PPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام

IPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره

NPER: تابع محاسبه تعداد دوره‌های موردنیاز برای سرمایه‌گذاری

RATE: تابع محاسبه نرخ بهره

IRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه‌گذاری

XIRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاری بر حسب تاریخ

MIRR: تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه

در صورتی که حسابدار بر اکسل تسلط داشته باشد، می‌تواند به راحتی کارهای خود را انجام دهد و  از سرعت کار و دقت بالایی نیز برخوردار باشد. مثلاً برای محاسبه‌ی استهلاک دارایی‌های ثابت با نرم افزار اکسل ظرف چند دقیقه می‌توانیم محاسبات خود را انجام دهیم. تقریباً تمام فعالیت‌های مرتبط با حسابداری مالی همچون: تهیه‌ی سود و زیان، صورت حساب مالی، صورت وضعیت گردش مالی یا سایر جداول را می‌توان با کمک اکسل به صورت آسان و کارآمد انجام داد.

پس، برای متخصصان حسابداری تسلط بر نرم افزار اکسل از اهمیت زیادی برخوردار است. کسانی که تسلط کافی بر مایکروسافت اکسل ندارند، ممکن است در انجام وظایف خود با مشکلات برخورد کنند. دوره‌های گوناگون آموزش حسابداری یا دانلود رایگان آموزش حسابداری وجود دارد که می‌توان در آن‌ها شرکت کرد و دانش خود را در این خصوص افزایش داد و آن را در امور حسابداری خود به کار برد

. نرم افزار اکسل از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای آفیس در حیطه‌ی حسابداری و آموزش حسابداری بازار کار می‌باشد و یک حسابدار حرفه‌ای بایستی حتماً بر این نرم‌افزار تسلط کافی داشته باشد تا از سرعت و دقت بالایی در کار خود برخوردار باشد

* کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

- انجام محاسبات مالی

انجام محاسبات مختلف مالی، یکی از کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری است؛ برای نمونه محاسبه‌ی انواع مختلف استهلاک محاسبه‌ی نرخ‌های بازدهی، نرخ بهره نرخ سود و مواردی از این قبیل را‌ می‌توان از طریق نرم افزار اکسل انجام داد. همچنین محاسبه‌های آماری همچون محاسبه‌ی چارک، انحراف معیار، میانگین هندسی، فراوانی، واریانس، رگرسیون، ضریب همبستگی و… نیز از طریق نرم افزار اکسل قابل انجام هستند، افرادی که تمایل دارند آموزش صفر تا صد حسابداری را ببینند حتماً این سرفصل‌ها را یاد خواهند گرفت.

-رسم نمودارهای گرافیکی

رسم نمودار از دیگر قابلیت‌ های اکسل  است. اکسل توانایی این را دارد که صورت‌های مالی مهم را به صورت نموداری مدل‌سازی کرده و داده‌ها و ارتباط بین آن‌ها را در قالب انواع مختلف نمودارها مانند: نمودار میله‌ای، خطی، استوانه‌ای، دایره‌ای، نقطه‌ای و… نشان دهد. از آنجایی که اکسل علاوه بر امکان پردازش داده‌ها قابلیت‌های گرافیکی را نیز برای کاربران در نظر گرفته است، نمودارهایی که در این نرم افزار رسم‌ می‌شوند، نمودارهای گرافیکی بوده و قابلیت تغییر رنگ و مدل را دارند.

- ذخیره‌سازی اطلاعات در اکسل چه فایده‌ای دارد ؟

ساده‌ترین کاربرد ذخیره‌سازی اطلاعات در نرم‌افزار صفحه گسترده، قابلیت نظم دادن به اطلاعات است. نوشتن و ذخیره کردن اطلاعات در قالب متنی ساده، در بسیاری موارد ممکن است باعث مشکل شدن دسترسی به آن‌ها و ایجاد بی نظمی شود.مزیت اصلی و مهم‌تر اکسل، قابلیت طبقه‌بندی، تغییر شکل و تغییر فرمت و تهیه‌ ی گزارش‌های گوناگون از اطلاعاتی است.

برای نمونه ممکن است یک فایل اکسل داشته باشیم که در دو برگه مجزا، درآمدها و هزینه‌های خود را ثبت کرده باشیم. اکسل این قابلیت را به ما می‌دهد که اطلاعات موجود در دوبرگه را که از جنس مالی هستند، روی یک نمودار آورده و مشاهده کنیم که در طول ماه روند درآمد و هزینه‌های ما به چه صورت بوده است.

همچنین می‌توانیم با استفاده از قابلیت فرمت‌بندی سفارشی، ردیف‌هایی که دارای شرطی خاص هستند را به رنگی متفاوت نمایش دهیم. برای مثال در فهرست نمرات دانش‌آموزان، نمرات بالای ۱۸ به رنگ سبز و نمرات کمتر از ۱۲ به رنگ قرمز نمایش داده شوند.

- قابلیت‌های برنامه‌نویسی در اکسل

استفاده از اکسل به دانش برنامه‌نویسی نیازمند نیست، اما اگر بتوانیم دانش برنامه‌نویسی لازم را کسب کنیم، پردازش اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌ها و خروجی‌های بسیار پیشرفته برای ما فراهم خواهد شد. برای مثال می‌توانیم یک برگه اکسل درست کنیم که در ردیف‌های آن چک‌های دریافتی از مشتری را به همراه تاریخ سررسید آن درج کنیم و بعد با زدن یک دکمه، راس چک‌ها را محاسبه کرده و در یک سلول دیگر نمایش دهیم.

-انتقال اطلاعات بین برگه‌ها و فایل‌های مختلف و منابع مختلف

از مزیت‌های مهم اکسل، قابلیت دسترسی به منابع مختلف اطلاعات به صورت زنده یا ایستا است. برای مثال می‌توانیم در هنگام تهیه‌ی یک گزارش از اطلاعاتی که در چندین فایل اکسل و چندین فایل پایگاه داده Access و منابع دیگر موجود هستند، استفاده کنیم .اکسل به ما کمک می‌کند به ساده‌ترین شکل ممکن به تمامی این اطلاعات دسترسی پیدا کنیم.

- استفاده از اکسل در کنار محصولات دیگر آفیس

محصولات مایکروسافت آفیس به شکلی کامل با یکدیگر در ارتباط هستند. برای مثال اگر قصد داشته باشیم برای مهمانان عروسی ۳۰۰ کارت دعوت چاپ کنیم، می‌توانیم یک قالب خام از متن مورد نظر را در Word آماده کنیم، نام و نام خانوادگی مهمانان را در یک برگه Excel بنویسیم و در انتها با استفاده از قابلیت Mail Merge تعداد ۳۰۰ کارت دعوت با نام مهمانان را به آسانی چاپ کنیم.

- استفاده از اکسل برای جمع و تفریق و محاسبات عددی

برای داشتن لیست بلندبالایی از اعداد  که می خواهیم آن ها را جمع و تفریق کنیم، وارد کردن آن‌ها در اکسل یکی از بهترین گزینه‌ها می باشد. پس از ورود اطلاعات در اکسل به سادگی می‌توانیم محاسبات دلخواه را روی آن‌ها انجام دهیم. مزیت مهم این روش، امکان چک کردن صحت اطلاعات و اصلاح آن‌ها به سادگی است.

* ضرورت یادگیری آموزش کاربرد حسابداری در اکسل

موارد مهمی که حسابداران حرفه ای امروز باید مد نظر قرار دهند هم سویی با تکنولوژی در این حرفه و به روز بودن خود می باشد. اگر حسابدار در یادگیری  و کاربرد اکسل در حسابداری بی بهره باشد، در بسیاری از مواقع کار را بر خود سخت و دشوار می سازد.