با توجه به اینکه تمامی اطلاعات مالی و مربوط به پول یک شرکت و یا اداره در سیستم های حسابداری باید ثبت و نگهداری شود انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مطمئن و کامل از اهمیت بالایی برخوردار می باشد امروزه نرم افزارهای حسابداری متعددی توسط شرکت‌های تهیه نرم‌افزار ایجاد شده‌اند که انتخاب یک نرم‌افزار خوب و مناسب را برای ما مشکل کرده است از این رو باید به یک سری نکات در هنگام انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری توجه کنیم و به رعایت این نکات بپردازیم تا از ایمنی و نگهداری اطلاعات مالی خود اطمینان لازم را به دست آوریم.
پس در ابتدا باید بدانید که شما باید با توجه به نیازهای شرکت و مجموعه خود به تهیه نرم‌افزار حسابداری خود بپردازید زیر که اصلی ترین نکته جهت انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری شناخت کافی از نیازها و کارکردهای مجموعه و حجم کاری شرکت مورد نظر شما می باشد.
همانطور که می‌دانید شیوه ثبت اطلاعات مالی امروز با گذشته بسیار فرق دارد و با توجه به اتوماتیک شدن ثبت اطلاعات مالی شما علاوه بر اینکه در وقت خود صرفه جویی می کنید تا حد بسیاری از بروز اشتباهات ثبتی جلوگیری به عمل می‌آورید تا اینجا تا حدی با مزیت این نرم‌افزار ها آشنا شدید. در ادامه سعی داریم شما را در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری همراهی کنیم تا کسب و کار پر رونق تری از قبل داشته باشید.
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری:
همانطور که گفته شد قلب و مرکزیت یک شرکت نرم‌افزارهای حسابداری آن می باشد زیرا صاحبان این شرکت ها و کسب و کارهای مختلف می توانند به کمک این نرم افزار ها فعالیت و کسب و کار خود را هر چه بهتر مدیریت و کنترل کنند و به کار خود نظم کافی را ارائه دهند نکات مهم حین انتخاب این نرم‌افزارها به شرح زیر می باشد:
صاحبان کسب و کارهای متعدد بیشتر به دنبال نرم افزارهای حسابداری هستند که یک‌سری از قابلیت های اساسی و مهم را دارا باشند مثل مدت زمان دسترسی به اطلاعات ثبت شده در نرم افزار در کمترین زمان ممکن باشد همچنین صرف کمترین زمان ممکن جهت گزارش گیری از اطلاعات مالی و سرعت پردازش و عملکرد نرم افزار و ثبت اطلاعات مالی گوناگون. اگر یک نرم‌افزار حسابداری این مزیت ها و قابلیت ها را دارا باشد می‌توان از آن به عنوان بهترین نرم افزار حسابداری نام برد و به انتخاب اینگونه نرم افزارها پرداخت.
سایر معیارهای اصلی و اساسی در انتخاب بهترین نرمافزارحسابداری ممکن به شرح زیر می باشد:
اول باید به سابقه فعالیت شرکت ارائه دهنده این نرم‌افزار توجه کنیم و ببینیم که آیا سابقه خوبی داشته یا نداشته است. دومین معیار انتخاب شما این است که نرم‌افزار منتخب ما باید طوری باشد که هنگام استفاده راحتی ممکن را داشته باشیم و سهولت استفاده از نرم‌افزار را داشته باشیم. معیارهای دیگر ممکن این است که کاربران و صاحبان کسب و کار های مختلف تجربه موفق استفاده از این نرم‌افزار را داشته باشند.
علاوه بر این نرم‌افزار باید مجوزهای مورد تایید از سازمان های مربوطه را داشته باشد همچنین در تولید این نرم‌افزار از بروز ترین تکنولوژی روز دنیا استفاده شده باشد همچنین یکپارچگی لازم بین تمام سیستم ها و قسمت ها و امکانات موجود در نرم افزار وجود داشته باشد. باید بررسی کنیم که آیا نرم‌افزار قابلیت کاستومایز شدن را دارا می باشد یا خیر یعنی قابلیت به روزرسانی جدید را دارا می باشد که سبب پیشرفت هرچه بیشتر کسب و کار شما خواهد شد.
باید بدانید که هر نرم افزاری دارای یک سری قسمت ها و زیر سیستم ها می باشد به طور مثال نرم افزار حسابداری مالی خرید و فروش چک و بانک و حقوق و دستمزد و غیره از جمله زیر سیستم های یک نرم افزار به حساب می آیند و شما باید برای هر کدام از این زیر سیستم ها باید یک نرم‌افزار اختصاصی و ویژه را انتخاب کنید. نرم افزار منتخب ما باید بتواند بین تمام این زیر سیستم ها هماهنگی و یکپارچگی خاصی را ایجاد کند و بتواند امکانات هر زیر سیستم را فراهم کند
به طور مثال در زیر سیستم حسابداری مالی که به ثبت سند حسابداری و گزارش دهی تراز مالی شرکت می پردازد و یا این که در زیر سیستم خزانه داری برای ثبت چک ها و همچنین ورود و خروج و پول به صندوق به کار می‌رود و هماهنگی لازم را به وجود آورد. شما جهت اداره هر زیر سیستم و مدیریت و کنترل آن باید از یک نرم‌افزار اختصاصی بهره ببرید تا به کنترل و مدیریت آن بهتر بپردازید. بهتر است شما هنگام انتخاب نرمافزارحسابداری به لیست خریداران نرم‌افزار مورد نظر دقت کنید.
از صاحبان کسب و کارهایی که از این نرم‌افزار استفاده کردن مشورت بگیرید و سپس به خرید و انتخاب نرم‌افزار مذکور اقدام کنید البته لازم به ذکر است که حتماً جهت انتخاب نرمافزارحسابداری خود باید سلیقه حسابداران خود را نیز مدنظر قرار دهید چنانچه که اگر شما بهترین نرم افزار حسابداری موجود در بازار را برای کسب و کار خود انتخاب کنید و به خرید آن اقدام کنید اگر متناسب با سلیقه و تفکر حسابداران و فروشنده های شما نباشد قطعاً نتیجه خوبی را در آینده برای شما به همراه نخواهد داشت.
شما همچنین باید به انتخاب ساده‌ترین نرم‌افزار ممکن جهت سهولت استفاده از آن دست بزنید زیرا که اگر مانی شما حسابدار نداشتید با آموزش ساده بی فرد دیگر خواهید توانست از امکانات نرم افزار حسابداری خود نهایت استفاده را ببرید لذا طراحی هرچه ساده تر یک برنامه از پیچیدگی‌های زایدان می‌خواهد باعث می‌شود که کاربر بهتر و کامل تر از آن استفاده کند و به پیاده سازی اطلاعات مالی مجموعه و شرکت بپردازد تا شما بتوانید مدیریت و کنترلی بهتر نسبت به مجموعه شرکت خود داشته باشید.
با وجود تمام تفاسیر و نکات ذکر شده باید توجه داشته باشید که سعی در یافتن یك نرم افزار حسابداری كاملا بی عیب و نقص كوششی بیهوده است. در عوض تمام سعی خود را كنید تا نرم افزاری انتخاب كنید كه هماهنگی بیشتری با كسب و كار شما داشته باشد.
