برای مطلع شدن از اینکه تنخواه دار کیست و وظایف آن چیست، باید اطلاعات بیشتری در مورد حسابداری کسب کرد. تنخواه دار در اطمینان نسبت به ثبت صحیح سوابق نقش موثری دارد، بنابراین کارمندان می توانند درآمد مناسب کار تمام شده را دریافت کنند و عملیات مالی به صورت روتین انجام می شود.
وظایف تنخواه دار چیست؟
وظایف این افراد شامل ثبت و ردیابی داده های جبران خسارت کارکنان مانند پول پس گرفته شده از هر چک، حقوق، مالیات و مزایایی است که کارمند دریافت می کند. تنخواه داران از قوانین مالی برای خلاصه کردن معاملات و جریان نقدینگی سازمان استفاده می کنند. ورودی های حقوق و دستمزد تحت یک دفتر کل قرار می گیرد که منجر به مرتب شدن وضعیت مالی می شود.هنگامی که تمام اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد یک کارمند ثبت شد، تنخواه داران می توانند این داده ها را ثبت کنند و برای مدیر خود ارسال کنند تا آنها مورد بررسی و ارزیابی قرار بگیرد.
به طور کلی وظایف تنخواه دار شامل تهیه لیست مالی یک شرکت از حقوق، دستمزد، پاداش، حقوق خالص و کسورات کارکنان آنها می شود. هزینه های زیادی برای شرکت وجود دارند که باید کاملا بررسی شوند بنابراین تنخواه دار نقش موثری درشرکت خواهد داشت.
اهمیت نقش تنخواه دار
در حسابداری، حقوق و دستمزد از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا حقوق و دستمزد و مالیات بر حقوق و دستمزد، بر درآمد خالص اکثر شرکت ها بسیار تأثیر می گذارد. حقوق و دستمزد نیز اغلب تحت قوانین و مقررات بی شماری است که شرکت ها باید با آنها همکاری کنند. روحیه کارکنان می تواند تحت تأثیر اشتباهات و بی نظمی های موجود در حقوق و دستمزد قرار گیرد، بنابراین یک سازمان باید توزیع حقوق و دستمزد را به روشی مناسب و دقیق انجام دهد.
به همین دلیل فهم دقیق اینکه تنخواه دار کسیت و وظایف آن چیست، برای کسب و کار شرکت ها بسیار کمک کننده است. این نکته بسیار مهم است که هر کارمندی حقوق خود را به طور دقیق و با نگهداری و کسر صحیح دریافت کند. یک سازمان تضمین کند که همه این بازپرداخت ها و کسورات به شیوه ای مناسب به نهادهای صحیح ارائه می شود. این موارد ممکن است شامل پرداخت حقوق، کسر فیش حقوقی و نگهداری مالیات باشد.
حیطه وظایف تنخواه دار چیست؟
هنگامی که صورت های مالی شرکت با استفاده از مبنای تعهدی حسابداری تهیه می شوند، کلیه دستمزدها (از جمله حقوق ، کمیسیون ، پاداش و غیره) که توسط کارکنان شرکت کسب شده است باید گزارش شوند. این امر معمولاً به یک گزارش قابل اتکا احتیاج دارد تا ترازنامه شرکت در مورد بدهی جاری مربوط به دستمزد کارمندان را که از آخرین دوره حسابداری پراخت نشده است، گزارش کند.
وظایف تنخواه دار برای شرکت بسیار مهم و حیاتی است، بنابراین باید بدانیم که حیطه وظایف تنخواه دار چیست و بر چه مواردی نظارت دارد. اگر شرکتی کارمند داشته باشد، باید مزایای حقوق و دستمزد را در نظر بگیرد.
یک تنخواه دار باید بخش های مالی زیادی را کنترل و بررسی کند شامل موارد زیر هستند:
- حقوق ناخالص، دستمزد، پاداش، پورسانت و حقوق اضافه کار
- مالیات حقوق و دستمزد از پرداخت ناخالص کارکنان
- مالیات حقوق و دستمزد که از کارمندان دریغ نمی شود و هزینه کارفرما است
- مرخصی با حقوق کارفرما برای تعطیلات و روزهای بیماری
- سایر هزینه های کارفرما از جمله بیمه غرامت کارگر، بیمه پزشکی و سایر موارد
اصول کار تنخواه دار چیست؟
از آنجا که صورت های مالی شرکت باید مبنای تعهدی حسابداری را منعکس کنند، هزینه های شرکت باید به صورت ویژه گزارش شوند. در صورت وجود رابطه علت و معلولی، هزینه ها باید با درآمد مربوطه مطابقت داده شوند. به عنوان مثال صورت سود خرده فروش باید با هزینه کالاهای فروخته شده که ممکن است در دوره حسابداری قبلی خریداری و پرداخت شده باشد و همچنین دوره حسابداری که درآمد فروش حاصل می شود، مطابقت داشته باشد.
یکی از اصول و وظایف تنخواه دار این است که اگر رابطه علت و معلولی وجود نداشته باشد اما هزینه ها قابل پیش بینی باشند، هزینه باید به عنوان هزینه ای به صورت سود و زیان در دوره مصرف یا پس از آن گزارش شود. اگر هزینه ای در آینده ارزش نداشته باشد ، باید به عنوان هزینه در دوره تحقق آن گزارش شود. این بدان معنی است که در صورت های مالی یک خرده فروش، دستمزد، حقوق، کارمزد ، پاداش و غیره کارکنان آن باید به صورت گزارش دقیق نوشته شود.
تهیه گزارش توسط تنخواه دار
مبالغی که توسط کارمندان و خرده فروش بدست آمده است، در طول دوره حسابداری جاری باید به عنوان هزینه هایی به صورت سود و زیان دوره جاری خرده فروش گزارش شود. حتی اگر برخی از مبالغ در دوره حسابداری بعدی پرداخت شود یا در یک دوره حسابداری زودتر پرداخت شده است. مبالغی که توسط کارمندان بدست آمده است اما از آخرین لحظه دوره حسابداری پرداخت نشده است، باید به عنوان بدهی جاری در ترازنامه خرده فروش گزارش شود.
به هنگام پاسخ به این سوال که تنخواه دار کیست و وظایف آن چیست، باید بدانیم که عمده وظایف این افراد توسط کارمندان یک شرکت است. با این حال، افرادی هم کارمند شرکت نیستند هم ممکن است برخی از کارهای شرکت را نیز انجام می دهند. بسیاری از کارهای معمول حسابداری توسط حسابدارانی که کارمند هستند انجام می شود اما برخی از وظایف توسط حسابداران غیر کارمند انجام می شود. برخی از کارهای سیستم های رایانه ای توسط کارمندان انجام می شود اما برخی از آن ها هم ممکن است توسط افرادی انجام شود که غیر کارمند هستند.
انواع تنخواه دار
یک شخص یا تجارت که دارای نوسانات شدیدی در درآمد نقدی است، ممکن است یک خط تنخواه گردان را راهی مناسب برای پرداخت هزینه های روزانه یا غیر منتظره بداند. آنها همچنین امکان انعطاف پذیری خرید اقلام در حال حاضر و پرداخت دیرتر هزینه آنها را فراهم می کنند. همانطور که از نامش پیداست تنخواه دار، تنخواه گردانی را در شرکت ها برعهده دارد.
نکته قابل ذکر این است که هر شرکت با توجه به سیاست های مالی خود، وظایف خاصی را برعهده این کارمندان می گذارد. با توجه به این نکته تنخواه داران به چند دسته تقسیم می شوند. تنخواه دار ثابت، نقدی، تعهدی و موارد دیگر، انواع تنخواه دار هستند. در این بین تنخواه دار ثابت و متغیر از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند که باید مورد بررسی قرار بگیرند. با تعریف انواع تنخواه دار، بهتر متوجه وظایف تنخواه دار خواهیم شد.
وظایف تنخواه دار ثابت و متغیر چیست؟
تنخواه دار ثابت با در نظر گرفتن نیازها و شرایط شرکت باید هزینه های شرکت را تامین بکند. این کار تحت نظر مدیر امور مالی صورت گرفته و پس از آن مبلغ مورد نیاز در اختیار وی خواهد بود. یکی از وظایف تنخواه دار ثابت این است که باید در آخر هر ماه هزینه های ماه گذشته را بررسی کرده و گزارشی را ارائه دهد. در این بین باید فقط هزینه های مشخص ذکر شوند. تنخواه دار ثابت با توجه به اهداف شرکت باید خریدهایی را انجام دهد و البته این کار باید در زمان مشخص صورت بگیرد. در غیر این صورت تنخواه دار کار خود را به درستی انجام نداده است.
در عوض تنخواه دار متغیر با توجه به مبلغی که در نظر گرفته شده است، هزینه های شرکت را پرداخت کرده و البته خریدهای مورد نظر را انجام دهد. بعد از انجام تمام خرید ها و پرداختی های باید لیست رسید ها و همچنین اسامی آن ها در اختیار بخش حسابداری شرکت قرار بگیرد. در برخی مواقع مقداری از هزینه ها باقی می ماند و باید به حسابداری برگردانده شود.
ویژگی های مورد نیاز تنخواه دار چیست؟
در نهایت بعد از آشنایی با وظایف تنخواه دار، با مهارت ها و خصوصیاتی مواجه هستیم که فرد تنخواه دار باید از آن ها برخوردار باشد. تنخواه دار باید با توجه به وظایفی که دارد، از مهارت هایی هم برخوردار باشد. ویژگی های مورد نیاز یک تنخواه دار به شرح زیر است:
تنخواه دار باید تسلط کامل به مباحث حسابداری داشته باشد، هوشیاری و دقت بالا یکی دیگر از خصوصیاتی است که یک تنخواه دار باید داشته باشد. بعد از بررسی موارد مختلف در نهایت باید صلاحیت فرد تنخواه دار ثابت شود تا بتواند در یک شرکت فعالیت داشته باشد. از آن جا وضعیت مالی یک شرکت بسیار مهم است، معمولا مهارت بالایی از این افراد انتظار می رود.
بعد از بررس این نکته که تنخواه دار کیست و وظایف آن چیست، باید در مورد نحوه فعالیت وی هم اطلاعاتی کسب کرد. تنخواه دار باید دارای حساب باشد و برای افتتاح حساب هم باید نکاتی را در نظر داشت. تنخواه دار باید بعد از هر واریز و پرداخت رسیدهای معتبری را ارائه کند. او همچنین باید چک یا سفته ای هم به عنوان ضمانت نزد شرکت قرار دهد. نکته قابل توجه این است که هزینه هایی که توسط تنخواه دار دریافت می شوند، حتما توسط مدیر مالی کنترل می شوند.
