قبل از پرداختن به مفهوم حسابداری آنلاین و کاربرد آن در زندگی جوامع امروزی بهتر است ابتدا نگاهی اجمالی به مفهوم حسابداری داشته باشیم. حسابداری به مجموع عملیات ریاضی گفته می شود که توسط شخص حسابدار انجام می گیرد.
نقش حسابدار از دیرباز مورد توجه همگان بوده و بلاخص در موسسات و شرکت های بزرگ محرزتر و حساس تر می شود. شخص حسابدار موظف است علاوه بر به دست آوردن داده های مالی و حساب کردن آنها، مسائل اقتصادی را نیز موشکافی کند و نسبت به مسائل اقتصادی موسسه در گذشته و حال آگاهی کامل و جامعی داشته باشد.
با توجه به نقش حساس حسابداری در روند فعالیت شرکت ها و موسسات، اطلاعات مالی باید به درستی و در کمال صحیح بودن در اختیار شخص حسابدار قرار بگیرد و چنانچه هرگونه خطا یا اشتباهی در هنگام جمع آوری داده های مالی صورت پذیرد، ممکن است موسسه دچار بحران اقتصادی و کمبود مالی شود و نتواند طی زمان های پیش رو به سود و درآمد هدف گذاری شده دست یابد.
امروزه با توجه به افزایش تولید و خدمات در جهت پاسخگویی به نیاز متقاضیان در هر زمینه ای، یک موسسه ممکن است اقدام به تاسیس چند شعبه در یک یا چند شهر نماید و حتی گاهی از این سطح هم پا را فراتر نهد و در کشورهای متفاوت نیز اقدام به تاسیس و ثبت شعب و نمایندگی های خود کند.
حال این پرسش به ذهن خطور می کند که آیا با افزایش حجم کار شخص حسابدار با روش های سنتی میتواند مسئولیت و وظیفه حسابداری را به نحو احسن انجام دهد؟
آیا مدیر می توانند در جریان آنی امور مالی قرار گیرد؟ پاسخ به این سوال ها قطعا منفی می باشد. اکنون با حرکت رو به جلو جوامع در عرصه اقتصادی و حسابداری نیز پیشرفت های شگرفی صورت گرفته است. نرم افزارهای حسابداری آنلاین امروزه نقش به سزایی در راستای بهبود و تسریع امور مالی و حسابداری موسسات ایفا می کنند.
چرا حسابداری آنلاین مناسب کسب و کارها می باشد و لزوم ارتقا به روش آنلاین حساب چیست؟
برنامه آنلاین حسابداری و در کل نرم افزار حسابداری مبتنی بر فناوری ابری، امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد که از جمله آن می توان به موارد زیر اشاره کرد.حسابداری آنلاین به شما این امکان را می دهد که روی یک سیستم با امکانات سخت افزاری استاندارد، نیاز های مدیریت داده ها و حسابرسی را انجام دهید. تنها چیزی که شما نیاز دارید یک مودم و اتصال به اینترنت می باشد.
اطلاعات و داده های وارد شده در برنامه آنلاین حسابداری شما، می تواند از هر جایی در جهان، مدیریت و به روز رسانی شود.امکان ارتباط آنلاین در لحظه برای مدیران شرکت فراهم می شود تا مستقیماً با حسابدار شرکت در ارتباط باشند و مدیریت را از طریق برنامه آنلاین حسابداری پیش ببرند.هزینه نگهداری داده ها و اطلاعات روی سرور به مراتب کمتر از هزینه تهیه نرم افزار بر روی تمام سیستم ها و خریداری امکانات سخت افزاری در شرکت می باشد.
حسابدار آنلاین چیست؟
همانطور که از نام این اصطلاح (( حسابداری انلاین)) مشخص است، حسابداری آنلاین به صورت آنی و در لحظه انجام می گیرد. به عبارت دیگر بدون نیاز به رفت و آمد و صرف وقت زیاد، شخص حسابدار تنها از طریق اینترنت و مرورگر به یک نرم افزار خاص حسابداری وارد می شود.
این نرم افزار که صرفا جهت امور حسابداری آن موسسه طراحی شده است توسط حسابداری که ممکن است در مکان های دور و نزدیک ساکن باشد مورد محاسبه قرار می گیرد و براحتی داده های مالی را وارد میکند و پس از بررسی و محاسبه در اختیار مدیران قرار می دهد. بدین ترتیب مدیران در جریان لحظه به لحظه بخش حسابداری هستند و نظارت به شکلی صحیح تر و با دقت بیشتر صورت می گیرد.
انواع حسابداری آنلاین
حسابداری آنلاین به دو صورت حسابداری آنلاین تمام وقت و حسابداری آنلاین پاره وقت انجام می گیرد که در ادامه هر دونوع حسابداری مذکور به صورت جامع توضیح داده خواهد شد.
حسابداری آنلاین تمام وقت:
در این حالت شخص حسابدار بدون نیاز به حضور فیزیکی فقط به صورت مجازی اقدام به انجام محاسبات مالی می نماید. روند عملیات حسابداری آنلاین بدین شکل است که کارفرما، اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کرده و آنها را از طریق رسانه های گفتگو مجازی مانند واتساپ. تلگرام و دیگر اپلیکیشن های موجود در اختیار حسابدار می گذارد.
شخص حسابدار باید روزانه این اطلاعات را مورد بررسی قرار دهد و در نرم افزارهای تعریف شده برای موسسه ثبت نماید. پس می توان به طور خلاصه حسابداری آنلاین را انتقال روزانه مدارک و اسناد توسط کارفرما و ثبت آنها در نرم افزارحسابداری توسط حسابدار تعریف کرد. لازم به ذکر است که انجام محاسبات مالی توسط حسابداری آنلاین باید در محدوده زمانی مشخص شده انجام گیرد.
حسابداری آنلاین پاره وقت:
برخلاف حسابداری آنلاین تمام وقت که به دلیل حجم زیاد کار می بایست اطلاعات به صورت روزانه رد و بدل شوند و حسابدار به طور تمام وقت به انجام مسئولیت محوله بپردازد. در این نوع حسابداری که به حسابداری آنلاین پاره وقت معروف است، حجم محاسبات مالی چندان بالا نیست و تنها کافی است شخص حسابدار چند ساعت از روز به انجام آنلاین محاسبات مالی و رسیدگی به اسناد و مدارک ارسالی از طرف کارفرما بپردازد.
فناوری حسابداری آنلاین برای حسابداری شما چه اهمیتی دارد؟
یکی دیگر از مزایای استفاده از حسابداری آنلاین، این است که شما می توانید فعالیت هایی که از طریق آنلاین حساب در هر کجای دنیا روی برنامه حسابداری اتفاق می افتد را مشاهده کنید و در صورت نیاز زمان بندی هایی را برای اطلاع رسانی به مشتریانتان در نظر بگیرید.
روش ثبت اسناد و گزارشات در حسابداری انلاین
دقت داشته باشید که ثبت اسناد و گزارش امور مالی به کارفرما از طرف حسابدار آنلاین به دو روش صورت می گیرد.
روش اول:
از طریق نرم افزار حسابداری که در محل کارفرما مستقر شده است؛ در این حالت بدون اینکه نیاز باشد اطلاعات و گزارشات مالی در نرم افزارهای مستقر در محل های دیگر ثبت شوند، به صورت مستقیم در نرم افزار مدیر عامل ثبت و ذخیره می شود. و وی به صورت لحظه به لحظه در جریان همه امور حسابداری موسسه خود قرار می گیرد.
روش دوم:
از طریق نرم افزار حسابداری که در محل حسابداری مستقر شده است؛ برعکس مورد قبل، در این حالت، گزارشات مالی مستقیما در نرم افزار حسابداری مدیرعامل ثبت نمی شوند بلکه ابتدا حسابدار آنلاین در نرم افزار حسابداری آن اطلاعات را ذخیره کرده و سپس برای مدیر عامل ارسال می کند.
در مقایسه این دو روش گزارش اطلاعات مالی می توان گفت: روش اول از طریق نرم افزار حسابداری که در محل کارفرما مستقر شده است بیشتر مورد استقبال و پذیرش از سوی مدیران قرار گرفته است. چراکه دیگر نیازی به این نیست که اصل مدارک به حسابدار آنلاین مستقر در محل حسابداری ارسال شود.
و دیگر اینکه، در این روش مشکلات مربوط به مفقودی یا بهم ریختگی اسناد وجود ندارد. همچنین نظر به اینکه در این روش تمامی اطلاعات مالی مربوط به گذشته موسسه در نرم افزار کارفرما ضبط و ثبت شده است. مدیر به راحتی میتواند به اصل اطلاعات و گزارشات اقتصادی دست یابد، این در حالی است که در گذشته تنها نسخه پشتیبان در اختیار مدیر قرار می گرفت.
حسابداری آنلاین پشتیبانی
گاهی اتفاق می افتد که موسسه در محل خود دارای حسابدار یا حسابدارانی است اما این اشخاص توانایی محاسبات مالی را در حد بسیار عالی ندارند، در این صورت موسسه اقدام به ثبت قرارداد با یک حسابدار آنلاین حرفه ای می نماید که در محل دیگری قرار دارد و از راه دور نظارت بر امور مالی موسسه را برعهده می گیرد. در صورتی که حسابدار آنلاین سوالی در راستای امور مالی موسسه داشته باشد، کارشناسان مالی موسسه پاسخ های لازم را ارائه می دهند و او را در جریان کامل اطلاعات مالی قرار می دهند.
معایب :
اگربخواهیم واقع بینانه برخورد کنیم باید بگوییم که معایب و مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین تقریبا برابر هستند، بنابراین هرکس باید با توجه به نیاز خود این معایب و مزایا را بسنجد و نسبت به انتخاب نرم افزارهای آفلاین و آنلاین اقدام کند. در برخی از مهمترین معایب نرم افزارهای حسابداری آنلاین :
– روند صعودی هزینه نگهداری داده‌های نرم افزار
افزایش هزینه برای تولیدکننده، الزام به تغییر قیمت و تغییر پلن، عمر به‌کارگیری حسابداری آنلاین را کوتاه میکند؛ به‌عبارت دیگر شما مدت محدودی قادر به استفاده از ابزارهای حسابداری آنلاین هستید؛ زیرا رفته‌رفته به هزینه‌های نگهداری و وابستگی به یک شریک تجاری افزایش پیدا خواهد کرد.
– خطری به نام عدم امنیت در داده‌های سیستمی
مخازن اطلاعاتی بزرگ همواره هدف جذابی برای نفوذگران است. امنیت همواره یک آیتم نسبی است؛ اما اگر با شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین همکاری می‌کنید، نسبت به ارائه راه‌حل‌های امنیت اطلاعات کاملاً اطمینان حاصل کنید.
– امنیت
یکی از مزایای نرم افزارهای حسابداری آنلاین این است که شما می توانید به جای استخدام یک یا چند حسابدار از خدمات حسابداری شرکت ها استفاده کنید. شرکت ها با حسابدارها خبره می توانند اطلاعات شما را از راه دور مدیریت کنند. اما این مسئله خود می تواند یک تهدید امنیتی مهم نیز باشد. اما در صورتی که از نرم افزار حسابداری آفلاین استفاده کنید، احتمالا با شناخت نسبتا خوبی نسبت به استخدام حسابدار اقدام می کنید و کمی از جهت امنیت مطمئن تر خواهید بود.
– عدم پاسخگویی به نیازهای مشتریان در طولانی مدت
به‌کارگیری حسابداری آنلاین و ابزارهای دیگر مانند اتوماسیون یا نرم‌افزارهای ارتباط با مشتری نمی‌تواند به‌صورت مادام و دائمی باشد؛ زیرا با افزایش داده‌های مجموعه، هزینه‌های اضافی برای تولیدکننده پیش می‌آید از جمله: هزینه‌ی نگهداری اطلاعات، جستجو، استفاده از گزارشات، به‌کارگیری کامل از نرم‌افزار.درنهایت باید گفت طراحی و پیاده‌سازی نرم افزارهای حسابداری تحولی عظیم در سیستم مدیریت مالی در سراسر جهان بوده و نرم افزار حسابداری آنلاین این نوآوری مفید را تکمیل کرده است.
اگر شما مؤسس یک کسب‌وکارهستید باید توانایی شگرفی در خلق ایده‌های مختلف برای فروش بیشتر و بازاریابی داشته باشید. بهتر است این امر را به یک نرم‌افزار حسابداری معتبر بسپارید و دورادور و با دقت بالایی بر آن نظارت داشته باشید.
نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟
در حقیقت یک سیستم توسعه یافته و درعین‌حال ساده است که در قالب یک وب‌سایت و به‌صورت تحت وب به کاربران ارائه می‌شود. در حسابداری آنلاین با استفاده از ابزار و امکانات کارفرما (نرم افزارهای حسابداری آنلاین) یک حسابدار یا مجموعه ای از حسابداران می توانند امور مالی آن واحد اقتصادی را از راه دور مدیریت کنند.
مزیت های نرم افزار حسابداری آنلاین :
استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین هم دارای مزایای خوبی است و هم معایب بسیار مهمی دارد. در ادامه به ویژگی های مثبت و منفی نرم افزارهای حسابداری آنلاین می پردازیم.
– ایجاد یک اکوسیستم برای کسب وکار
استفاده از نرم افزارهای حسابداری به شما به عنوان مدیر یا صاحب مجموعه این امکان را می‌دهد که برای کسبوکار خود یک اکوسیستم بسازید. ساخت اکوسیستم به معنی یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مجموعه است.
در واقع بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چه آنلاین باشند یا نه به سیستم‌های دیگری چون نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره متصل و با آنها به رد و بدل کردن اطلاعات می‌پردازند؛ بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین یعنی وارد شدن به سیستم مدیریت متمرکز همه‌ی اجزای یک مجموعه.
– رفع مشکلات نرم افزار بدون نیاز به نصب مجدد
یکی از دلایل ارائه‌ی نرم افزار حسابداری آنلاین، دوری از هزینه‌های متفاوت استقرار و نصب پروژه است. در گذشته بابت بروز رسانی و هر گونه خطا و موضوعی در سیستم، شرکت‌ها مجبور به نصب مجدد نرم افزار داشتند که هزینه‌های زیادی را به آنها تحمیل می‌کرد.
– دسترسی به اطلاعات مالی کسبوکار، هر زمان، هر مکان
ممکن است شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه‌ی بزرگ اغلب اوقات در سفرهای کاری باشید یا در صورتی‌که اخیراً کسبوکار شخصی خود را راه‌اندازی کرده‌اید؛ برای رونق بخشیدن به مهمترین بخش آن‌که بازاریابی و فروش است اوقات کمی را در دفتر کار یا جای ثابتی حضور داشته باشید.به هرحال این مزیت مهمی است که به کمک نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توانید در هر زمان از روز و هر مکانی که مجهز به اینترنت است به اطلاعات مالی و حسابداری خود دسترسی داشته باشید.
– برقراری رابطه‌ی بهتر و مفیدتر با حسابدار مجموعه
شما به عنوان مدیر یا صاحب یک کسب و کار همواره باید با حسابدار خود در ارتباط بوده و به رد و بدل کردن اطلاعات مالی بپردازید. این موضوع برای رسیدن به اطمینانی است که به شما می‌گوید امور مالی شرکت به‌طور منظم انجام می‌شود و آمارها به روز است. به ویژه در زمان محاسبات مالیات سالانه تعامل با حسابدار مجموعه، امر بسیار مهمی است و بی‌دقتی در آن میتواند ضررهای مالی فراوانی را بر شرکت تحمیل کند.اما استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین یعنی شما و حسابدارتان همیشه به یک لیست در حال بروز رسانی دسترسی دارید و گاهی بدون توضیحات او می‌توانید از زیر و بم امور مالی خود آگاه شوید.
– حذف کاغذبازی و رفع مشکل کمبود فضا
بایگانی کردن پرونده‌های مالی به دلیل آن‌که همواره باید ریز جزئیات اطلاعات در آنها ثبت شود یکی از مشکلات همیشگی شرکت‌ها بوده است. مشکل بزرگ‌تر بعدی زمانی پدید می‌آید که لازم باشد اطلاعاتی از این پرونده‌ها استخراج شود.
حجم زیاد داده‌های کاغذی فرآیند جستجو و بازیابی اطلاعات را به شدت کند میکند. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توانید هر پرونده را با جزئی‌ترین اطلاعات آن به ابر اطلاعات منتقل و برای همیشه در آنجا نگهداری کنید. همچنین در زمان نیاز به هر بخش از اطلاعات موجود در آنها با یک نگاه یا جستجوی ساده به آن دست یابید.شایان به ذکر است حسابداری آنلاین برای تولیدکنندگان نرم افزار امنیت شغلی به همراه می‌آورد. علاوه بر آن هزینه‌های اضافه‌ی پشتیبانی ناشی از خرابی و کانفیگ سرور را از تولیدکننده کسر میکند.
همچنین با ارائه‌ی قیمت‌های مناسب‌تر و بسته‌های رایگان، مشتریان بیشتری را در بازار خود نگه می‌دارد. شما می‌توانید از فروشندگان نرم‌افزار حسابداری آنلاین، نسخه‌ی دائمی بر روی سرور خود درخواست کنید؛ که در این صورت ممکن است قیمت کمی متفاوت شود.
امتیازات حسابداری آنلاین
- صرفه جویی در زمان:
به دلیل اینکه تمامی فعالیت حسابداری در فضای مجازی صورت می گیرد. در نتیجه از اتلاف وقت تا حد زیادی ممانعت می شود و شخص حسابدار از مشکلات مربوط به رفت و آمد، ترافیک و دیگر عوامل محیطی که سبب وقفه زمانی در جریان کار می شود، خلاصی می یابند.
- کاهش هزینه:
اگرچه در گذشته مدیر اقدام به جذب حسابدار در محل موسسه می نمود وهزینه های زیادی پرداخت می کرد ولی اکنون با روی کار آمدن نرم افزارهای حسابداری آنلاین، دیگر نیازی به پرداخت هزینه های زیاد نیست و می توان گفت موسسه با پرداخت نصف و حتی گاهی کمتر از نصف نیز کار خود را پیش می برد.
- بهره مند شدن از تجارب بیشتر:
چون هر شخص به آسانی نمی تواند تمامی اصول و ضوابط حسابداری را به کار گیرد، از طریق حسابداری آنلاین می توان از مهارت های محاسبات مالی افراد خبره استفاده کرد.
- دقت بیشتر:
به جهت اینکه حسابداری در فضای آرامش بخش و ساکتی صورت می گیرد وهم زمان چند نفر بر محاسبات مالی نظارت دارند، در هنگام محاسبات دقت بیشتری اعمال می شود.
- آسانتر شدن دسترسی:
چنانچه ذکر شد گاهی موسسه دارای چند شعبه در مکان های مختلف می باشد و با استفاده از این نرم افزار های آنلاین حسابداری می توانند به جریان حسابداری نظارت داشته باشند و به آسانی هر چه بیشتر اطلاعات مالی را در اختیار بگیرند.
- کاهش میزان استفاده از کاغذ:
ثبت ریز اطلاعات و گاهی استخراج اطلاعات از پرونده های کاغذی بایگانی شده، کاری بس سخت و طاقت فرسا و البته زمان بر است. در حالی که در حسابداری آنلاین براحتی و تنها از طریق چند کلیک می توان به اطلاعات مورد نیاز دست یافت.
- ایجاد یک سیستم یک پارچه:
به دلیل اینکه حسابداری آنلاین با دیگر نرم افزارهای بخش های مختلف موسسه مانند نرم افزار بخش حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و غیره در ارتباط است، بنابراین می توان گفت یک اکوسیستم ( یک پارچه ساختن وهماهنگی در بخش های مختلف یک سیستم) با کارایی بالا شکل می گیرد و موسسه تحت نظارت مدیر عامل با سطح هماهنگی بالایی به پیش می رود.
- رفع آسان مشکلات مربوط به نرم افزار:
در گذشته هزینه زیادی بابت خرابی و نصب مجدد نرم افزار حسابداری پرداخت می شد اما امروز براحتی می توان مشکلات و خرابی نرم افزار را بر طرف نمود. همچنین می توان در هنگام خرید نرم افزار های حسابداری آنلاین از فروشندگان، تقاضای نسخه دائمی برای سرور خود نمایید. توجه داشته باشید در صورت تمایل به خرید نسخه دائمی، هزینه پرداختی کمی تفاوت دارد.
