حسابداری یک زبان است. زبانی که به وسیله ی آن می توان موقعیت داخلی یک شرکت، کارخانه، دفتر و ... را به تحلیل بکشاند. حسابداری یک شرکت شامل اطلاعات حسابداری مالی، اطلاعات حسابداری عملیات و اطلاعات حسابداری مدیریتی است. اطلاعات مالی ویژه مدیرها و سهام دارهای شرکت است که قصد دارند از وضعیت سود و زیان و ارزش سهام خود مطلع شوند.
این افراد به کمک این اطلاعات تصمیم می گیرند سهام مورد نظر خود را بفروشند و یا این که بخرند. اطلاعات عملیاتی شامل فروش های روزانه، هزینه ها، خرید، حقوق و دستمزد کارمندان و .... است که باید ثبت شوند همچنین لازم است بدانید که اطلاعات مدیریتی شامل اطلاعاتی است که به کار مدیرهای شرکت می آیند.
مدیرها با کمک این اطلاعات تصمیم های مهمی برای شرکت خود می گیرند و با توجه با این اطلاعات نشان داده شده برنامه ریزی های دقیقی برای سال مالی آینده انجام می دهند.دو اصل در حسابداری بسیار مهم می باشند و آنها درآمد و هزینه های یک واحد تجاری است ما در این مقاله تمام تلاش خود را میکنیم تا در رابطه با هزینه ها اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار دهیم.
هزینه چیست؟
هزینه پولی است که برای دریافت یک چیزی (خدمات، کالا و ...) می پردازیم. هزینه در کل ماهیتی بدهکار دارد و ما در هنگام ثبت زدن آن را در قسمت بدهکار ثبت می کنیم. همچنین در ترازنامه نیز آن را در قسمت بدهیها می نویسیم. عینی ترین هزینه پرداخت حقوق و دستمزد است یعنی ما وجهی را در قبال انجام کاری به فردی میپردازیم. دیگر شکلهای هزینه مثل هزینه های استهلاک است که ماهیت همه ی آنها یکی است حال در بخشهای بعدی مفصل تر در رابطه با هزینه ها صحبت میکنیم.
انواع هزینه ها
هزینه انواع مختلفی دارند که در این بخش با آنها آشنا می شویم و به شما می گوییم که هر کدام شامل چه مواردی می شوند. هزینه های عمومی و اداری این هزینه ها شامل تمام هزینه های ثابت و روزمره در شرکت می شوند مثل پرداخت قبوض، پرداخت حقوق و دستمزد، هزینه موارد مصرفی در شرکت، حمل و نقل ... . هزینه های توزیع و فروش نیز شامل هزینه هایی است که در هنگام آماده کردن برای فروش یک کالا آن شرکت متحمل می شود مثلاً بسته بندی، انبار داری، بازاریابی و تبلیغات، حمل و نقل. هزینه های مالی نیز یکی دیگر از انواع هزینه ها در حسابداری است
این هزینه ها از مشاوره های مالی، جریمه های مالیاتی، حسابداری و حسابرسی و سود اقساط تشکیل میشوند. یک هزینه ی دیگر در حسابداری موجود است که به آن هزینه های استهلاک می گویند. این هزینه ها شامل فرسوده شدن ماشین آلات، وسایل و اثاثیه شرکت است علاوه بر این ها مستهلک شدن ساختمان را نیز شامل میشود. هزینه های حقوق و دستمزد نیز نیاز به توضیح اضافه ندارد و شامل حقوق پرسنل می شود یک نوع دیگر هزینه وجود دارد که در برخی مواقع و بر اساس اتفاق های غیرمترقبه به وجود می آیند که تحت عنوان سایر هزینه ها آنها را می شناسیم.
چگونه این هزینه ها را در دفاتر خود ثبت کنیم؟
هنگام ثبت اسناد به خصوص هزینه ها باید به این نکته توجه کنید که این هزینه ها به صورت نقد و یا غیر نقد پرداخت شده است. اگر هزینه های شما به صورت نقدی پرداخت شده باشند ثبت آن کار چندان سختی نیست می توانید هزینه ی انجام شده را بدهکار کنید و در مقابل آن خدمات، کالا یا هر چیزی که در ازای آن پول پرداخت کردهاید را بستانکار کنید.
در حالت بعد این گونه است که شما پولی پرداخت نکردهاید اما موظف به ثبت آن هستید تا شرکت بداند که آن وجه را بدهکار است. برخی از هزینه ها هستند مانند هزینه های مستهلک شده که شناسایی می شوند اما مبلغی بابت آنها پرداخت نمی شود.
آموزش حسابداری هزینه
یک واحد تجاری اگر بخواهد به سود آوری برسد باید از میزان هزینه ها و درآمدهای خود با خبر باشد. شناسایی هزینه ها در یک واحد تجاری سبب می شود که در سال مالی آینده تا جایی که شرایط ایجاب می کند آنها را کم کنند تا بتوانند به سود بیشتر برسند.
قطعاً همه ی شما می دانید که هر چه ضرر و زیان کمتر باشد سوددهی بالاتر است اما خب یک سری از این ضرر و زیان ها غیر قابل پیش بینی و در برخی موارد حتی غیر قابل اجتناب هستند. اگر یک شرکت میزان درآمدش از هزینه هایش بالاتر باشد می توان گفت که به سود رسیده است اما برعکس اگر میزان هزینه ها از درآمد بیشتر باشد شرکت به جای سود ضرر می کند.
هزینه های خاص از آن دسته هزینه ها است که در بخش های قبل نامی از آن برده نشد
هزینه های خاص شامل هزینه هایی هستند که به شکل عمومی در واحد تجاری مصرف می شوند اما خب بنا بر مصلحت مدیرهای مالی و یا هیات های مالی به صورت کدینگ ثبت می شوند و در آخر طبقه بندی و ارائه می شوند معمولاً نام این هزینه ها در هزینه های معمولی مثل هزینه های عملیاتی، هزینه های دستمزد، هزینه های استهلاک و ... نمی آید.
برای آموزشهای حسابداری هزینه ها بهتر است کمی درباره ی انواع شرکتها بدانیم.در این بخش سری به شرکتها می زنیم و با یک دیگر می خوانیم که آیا کار همه ی شرکت ها یکی است و همه ی آنها از یک طریق کسب درآمد می کنند؟
- شرکت خدماتی: شرکت خدماتی از آن دسته شرکتهایی است که در قبال انجام کاری از مشتری پول میگیرد مثل شرکتهای خدماتی نظافتی.
- شرکت بازرگانی: شرکت بازرگانی نیز شرکتی است که کالا و محصول خود را به مشتری می فروشد و در مقابل مبلغی از آن میگیرد مثل فروشگاه ها
- شرکت وارداتی: این شرکتها در مقابل واردات یک کالا و فروش آن به پول میرسند مثل تمام شرکتهای واردات کالا
- شرکت تولیدی: همانطور که از اسم این شرکت پیدا است آنها در قبال تولید یک محصول به درآمد می رسند مثل کارخانه ها
- شرکتهای پیمانکاری: این شرکتها در مقابل بستن قرارداد و انجام کار از کارفرمای خود پول می گیرند مثل پروژه های پیمانکاری.
هزینه های این شرکتها به طور میانگین همان هزینه هایی است که در بخش ابتدایی این مقاله خدمت شما عرض کردیم.
هزینه های تولید یک کالا
شرکت های تولیدی از آن دسته شرکت هایی هستند که علاوه بر هزینه های ذکر شده یک سری هزینه های بیشتری دارند تا مواد اولیه ی در دسترس شان به عنوان کالا معرفی شود. این هزینه ها شامل موجودی مواد اولیه، دستمزد کارگران و هزینه های سربار می شود. هزینه ی خرید این مواد برای کارخانه وجود دارد و غیر قابل اجتناب است زیرا شرکت تولیدی حتماً باید یک مواد اولیه داشته باشد تا بتواند به محصول و سپس به سود برسد. پس از آن نیز هزینه حقوق و دستمزد نیز بسیار ضروری است زیرا هر ماده اولیه های پس از پردازش و در طی یک عملیات حرفه ای به کالا تبدیل میشود.
هزینه های سربار
در شرکت های تولیدی در فرآیند تولید یک کالا به هر هزینه های که در این فرآیند می پردازید به جز خرید مواد اولیه و دستمزد کارگرها هزینه های سربار گویند. اجاره ی کارخانه، پرداخت قبوضی مثل آب، برق، گازو... هزینه ی ماشین آلات و هزینه ی مستهلک شدن تمام وسایل کارخانه و ... جزو هزینههای سربار به شمار می آیند.
لازم به ذکر است که تمام این هزینه ها، مواد و حقوق کارگرها جزو دارایی به حساب می آیند که پس از آماده شدن و به فروش رفتن این کالا به حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته منتقل می شوند تا در آخر شرکت به این نتیجه برسد که از تولید این کالا به سود می رسند و یا این که متحمل ضرر و زیان میشوند.
هزینه های شرکت پیمانکاری
شرکت های پیمانکاری نیز مانند دیگر شرکتها هزینه های فوق را دارند. این شرکت ها علاوه بر هزینه های مذکور هزینه ی مواد و مصالح، دستمزد کارگرها و مهندس ها، کرایه ماشین آلات، گرفتن ضمانت نامه حسن انجام کار و ... را اضافه تر دارند. مقدار این هزینه ها بسیار زیاد است.
جالب است بدانید که قیمت تمام شده این هزینه ها تا قبل از تکمیل به عنوان دارایی ثبت می شوند و پس از انجام کار قیمت تمام شده کار تکمیل شده ثبت می شود. شایان به ذکر است که مقدار این هزینه ها با میزان سود و زیان شرکت ارتباط مستقیمی دارند. طبیعی است که هر چه مقدار این هزینه ها کمتر باشد سود شرکت از قرارداد بالاتر میرود. برای تعیین سود و یا حتی زیان شرکت ابتدا هزینه ها را از مبلغ دریافتی کسر می کنیم سپس به سود و یا زیان میرسیم.
هزینه های غیر قابل اجتناب در شرکتهای وارداتی
در شرکتهای وارداتی علاوه بر پنج هزینه های که تمام شرکتها را شامل میشود. در برگیرنده ی هزینه های مختص به خود نیز می باشد این هزینه های مذکور با هزینه های اعتبارات اسنادی نیز جمع می شوند.شایان به ذکر است که برای یک شرکت وارداتی خرید کالایی که قصد وارد کردن آن را دارید، کارمزد بانک، بیمه ی کالا و حمل و نقل این هزینه ها لازم است تا به نام قیمت تمام شده کالای خریداری شده یا رسیده ثبت شوند.
این هزینه ها به عنوان دارایی ثبت می شوند و پس از تکمیل به ترازنامه سود و زیان منتقل می شوند بعد از آن به عنوان سود و یا زیان ناخالص یا همان ناویژه شناسایی میشود. برای این که مدیرها به تجزیه و تحلیل درستی دست پیدا کنند لازم است ریز هزینه ها را داشته باشند حال میخواهد این هزینه ها عملیاتی، توزیع و فروش، هزینه های مالی، حقوق و دستمزد و ... باشد فرقی ندارد
چه کسی بر هزینه ها نظارت می کند
مدیرهای شرکت بیشتر به کارهای اجرایی و تصمیم گیری های مهم مشغول هستند پس کار نظارت بر هزینه ها زیر نظر حسابدارها انجام می شود. حسابدارها موظف هستند که ریز هزینه ها را ثبت کنند و در صورت بالا رفتن هزینه ها به مدیر هشدار بدهند. هواس جمعی حسابدار در رابطه با حساب و کتاب هزینه ها و گزارش به موقع سبب می شود از بالا رفتن هزینه های اضافی جلوگیری شود. قطعاً حسابدارها نقش فوق العاده و پر رنگی در سود دهی یک شرکت دارند زیرا این افراد ریز درآمد، هزینه ، سرمایه و ... را دارند و می دانند چه کاری کنند که شرکت ضرر نکند.
نقش تنخواه گردان در حسابداری
وقتی یک شرکت از حد کوچک تر فرا تر می رود و بزرگتر می شود طبیعی است که هزینه های آن نیز بالاتر برود. شما تصور کنید که افراد کادر شرکت برای هر هزینه ی کوچکی مثل خرید اثاثیه، لوازم تحریر مورد نیاز کارمندها، وسایل مورد نیاز آبدارخانه مثل قند و چایی و ... به مدیر مراجعه کنند و از آن مبلغی درخواست کنند.
قطعاً همهمه و شلوغی در شرکت به وجود می آید که باعث درد سرهای زیادی می شود علاوه بر آن این کار سبب اتلاف وقت می شود. در چنین مواقعی از تنخواه گردان حسابداری استفاده می شود. در تنخواه گردان یک مبلغی را برای کارهای روزانه و خریدهای ریز شرکت نگهداری می شود.
معمولاً یکی از اعضای خود شرکت است که مسئولیت این تنخواه گردان را به عهده می گیرد و مامور انجام خرید می شود. نکته ی قابل توجه در رابطه با تنخواه گردان این است که فرد به محض خرید باید فاکتور آن کالا را نیز تهیه کند هر چند که آن کالای خریداری شده کوچک و ناچیز باشد. این فاکتورها باید تحویل حسابداری شرکت داده شوند.